Gerente de Operaciones Presupuestarias Budget Operations Manager
- New York, NY
- $100,000 por año
- Tiempo completo
- Publicado hace 3 semanas
Se postulará en el sitio web original.
Sobre este empleo
Agencia
OFICINA DEL ALCALDE
Descripción del puesto
La agencia a la que se incorporará: La Oficina del Alcalde de la Ciudad de Nueva York es responsable de supervisar los servicios municipales en los cinco distritos, coordinar las agencias y los departamentos públicos y administrar la propiedad pública. La administración está liderando la lucha para que la ciudad sea más asequible, reducir la desigualdad, mejorar la seguridad pública, garantizar la prestación de servicios eficientes y eficaces y fortalecer la economía de la Ciudad de Nueva York. Valoramos el liderazgo, la transparencia, la equidad y la eficiencia, y buscamos activamente talentos diversos de distintos sectores para que se unan a nuestro equipo. Para conocer las oportunidades laborales actuales, visite nuestra página de carreras. El equipo con el que trabajará: La Oficina del Alcalde para Poner Fin a la Violencia Doméstica y de Género (ENDGBV) desarrolla políticas y programas, ofrece capacitación y educación preventiva, realiza investigaciones y evaluaciones, lleva a cabo actividades de extensión comunitaria y administra los Centros de Justicia Familiar de la Ciudad de Nueva York y programas comunitarios. Colaboramos con agencias municipales y actores comunitarios para garantizar el acceso a servicios inclusivos para sobrevivientes de violencia doméstica y de género (GBV). La GBV puede incluir violencia de pareja y familiar, abuso de personas mayores, agresión sexual, acoso y trata de personas. Los problemas que resolverá: Bajo la supervisión del Director Sénior de Presupuesto, el Gerente de Operaciones Presupuestarias apoyará la gestión financiera y operativa de los programas e iniciativas de ENDGBV. Este puesto será responsable del seguimiento de órdenes de compra, el monitoreo y las modificaciones presupuestarias, los informes financieros, la conciliación de gastos, la investigación de oportunidades de subvenciones y otros proyectos financieros y operativos. La persona ideal estará muy organizada y atenta a los detalles, se sentirá cómoda trabajando con sistemas financieros y hojas de cálculo, y podrá gestionar varios plazos a la vez, manteniendo registros precisos y oportunos. Responsabilidades principales: 1. Solicitudes de modificación del presupuesto de ENDGBV: • Revisar los presupuestos modificados actuales y la información financiera en FMS. • Preparar solicitudes de modificación presupuestaria de acuerdo con los procedimientos y requisitos aplicables. • Conciliar las cifras incluidas en las solicitudes de modificación presupuestaria con los registros actuales de FMS para garantizar su precisión y coherencia. • Enviar las solicitudes completadas al supervisor para su revisión y aprobación. • Dar seguimiento a las modificaciones pendientes y realizar las gestiones necesarias para facilitar su finalización oportuna. 2. Informes semanales y mensuales de FMS • Ejecutar, descargar y guardar correctamente los informes semanales de FMS de acuerdo con los procedimientos establecidos para la presentación de informes. • Completar los informes semanales el día hábil siguiente a la fecha programada de cierre de FMS. • Ejecutar y guardar los informes mensuales de FMS de acuerdo con el calendario mensual de informes de FISA. • Supervisar los calendarios de presentación de informes y ajustar los plazos cuando sea necesario debido a feriados, licencias del personal u otros cambios de programación. • Mantener registros electrónicos organizados de los informes financieros y la documentación de respaldo. • Identificar e informar al supervisor correspondiente sobre problemas con los informes, discrepancias o actividades financieras inusuales. 3. Seguimiento y gestión de órdenes de compra (PO) • Mantener un sistema o una hoja de cálculo precisos y actualizados para el seguimiento de órdenes de compra, que incluya el número de PO, el proveedor, el monto aprobado, la fecha de creación, los gastos acumulados, el saldo restante, la fecha de vencimiento o renovación, el estado actual y las acciones de seguimiento necesarias. • Revisar semanalmente todas las PO activas para garantizar que los registros estén completos, actualizados y sean precisos. • Supervisar los saldos de las PO, las fechas de vencimiento, las renovaciones y los asuntos pendientes. • Identificar posibles demoras, discrepancias o problemas presupuestarios y elevarlos según corresponda. • Preparar actualizaciones escritas trimestrales para el supervisor que resuman las PO activas, los próximos vencimientos y renovaciones, los asuntos pendientes y los posibles efectos presupuestarios. 4. Conciliación de gastos • Recopilar y revisar información sobre gastos de PASSPort, los Centros de Justicia Familiar (FJC), la correspondencia por correo electrónico y otras fuentes pertinentes. • Revisar la información sobre gastos para comprobar que esté completa y sea precisa antes de ingresarla. • Ingresar los gastos planificados de los FJC en el sistema de seguimiento de DCAS y mantener registros precisos y actualizados. • Conciliar la información entre las fuentes disponibles e identificar discrepancias que requieran seguimiento. • Actualizar semanalmente el sistema de seguimiento de DCAS antes del cierre de operaciones de cada viernes. • Coordinar con el personal pertinente para resolver la falta de información sobre gastos o las inconsistencias en dicha información. 5. Análisis financiero, gestión de datos y proyectos especiales • Apoyar el análisis financiero, el monitoreo de gastos, las revisiones presupuestarias y otras necesidades operativas que se le asignen. • Desarrollar y mantener hojas de cálculo, sistemas de seguimiento, paneles y otras herramientas para mejorar los procesos financieros y operativos. • Revisar, organizar y depurar datos financieros y programáticos. • Preparar resúmenes financieros, análisis de gastos y otros materiales para reuniones internas, revisiones de la gerencia, auditorías y actividades relacionadas con subvenciones. • Ayudar con la preparación para auditorías, el monitoreo de subvenciones, las solicitudes de documentación y otras actividades relacionadas con el cumplimiento normativo. • Realizar investigaciones y preparar informes o presentaciones según sea necesario. • Identificar oportunidades para mejorar el seguimiento financiero, la presentación de informes, la documentación y los flujos de trabajo operativos. • Asumir otros proyectos financieros, administrativos y operativos según se le asignen. 6. Oportunidades de subvenciones y coordinación de RFP • Investigar e identificar oportunidades de subvenciones y financiamiento para las que ENDGBV pueda reunir los requisitos. • Revisar Solicitudes de Propuestas (RFP), Avisos de Disponibilidad de Fondos (NOFA) y otros anuncios de financiamiento para evaluar los requisitos de elegibilidad, las condiciones, los plazos y la posible adecuación a la organización. • Desarrollar y mantener un sistema de seguimiento de oportunidades de subvenciones y solicitudes. • Elaborar cronogramas de solicitud que identifiquen al personal responsable y establezcan plazos para completar cada componente. • Coordinar con el personal de Finanzas, Programas y otras áreas pertinentes para apoyar la finalización oportuna de las solicitudes de subvención. • Supervisar el avance de las solicitudes y dar seguimiento a las tareas y entregables pendientes. • Mantener registros organizados de oportunidades de financiamiento, solicitudes, presentaciones y documentación relacionada. Sobre usted: • Tiene dominio avanzado de Microsoft Excel, incluidas las tablas dinámicas, VLOOKUP/XLOOKUP, fórmulas complejas y el desarrollo de hojas de cálculo financieras eficientes y fáciles de usar. • Tiene amplia experiencia con Passport, el Sistema de Gestión Financiera (FMS 2 y FMS 3) y conocimientos exhaustivos de los procesos de compromisos presupuestarios y acumulaciones. • Puede gestionar prioridades en competencia, adaptarse a las necesidades cambiantes del negocio, pensar de manera crítica y desarrollar soluciones prácticas para problemas financieros complejos. • Tiene sólidas habilidades interpersonales y de colaboración, un enfoque proactivo y flexible, y compromiso con el aprendizaje continuo y el desarrollo profesional. • Ha demostrado capacidad para priorizar el trabajo, prestar una atención excepcional a los detalles y ejercer un criterio independiente sólido con supervisión mínima. Calificaciones mínimas requeridas: • Se requiere una licenciatura en finanzas. • Más de 3 años de experiencia. Información adicional • Además del currículum, se requiere una carta de presentación para postularse.
Calificaciones mínimas
1. ¿Tiene una licenciatura de una universidad o institución universitaria acreditada? 2. ¿Tiene un título de asociado de una universidad o institución universitaria acreditada y dos (2) años de experiencia con responsabilidades administrativas, analíticas, de coordinación, supervisión o enlace? 3. ¿Tiene un diploma de escuela secundaria de cuatro años, o su equivalente educativo aprobado por el Departamento de Educación de un estado o una organización acreditadora reconocida, y cuatro (4) años de experiencia como se describe en la pregunta «2» anterior? 4. ¿Tiene una combinación satisfactoria de educación y/o experiencia equivalente a la descrita en las preguntas «1», «2» y/o «3» anteriores?
Habilidades preferidas
• Tiene un alto nivel de profesionalismo, integridad, discreción, iniciativa, tacto y diplomacia al manejar información confidencial y delicada. • Tiene excelentes habilidades de comunicación oral y escrita, y capacidad para relacionarse eficazmente con actores diversos en todos los niveles de la organización.
Residencia
Por lo general, se exige residir en la Ciudad de Nueva York dentro de los 90 días posteriores al nombramiento. Sin embargo, los empleados municipales que ocupan determinados títulos y han trabajado para la Ciudad durante 2 años continuos también podrían reunir los requisitos para residir en los condados de Nassau, Suffolk, Putnam, Westchester, Rockland u Orange. Para determinar si el requisito de residencia se aplica a usted, consúltelo con el representante de la agencia durante la entrevista.
Anuncio original en inglés
Agency
OFFICE OF THE MAYOR
Job description
The Agency You’ll Join: The New York City Mayor’s Office is responsible for overseeing city services throughout the five boroughs, coordinating public agencies and departments, and managing public property. The administration is leading the fight in making the city more affordable, reducing inequality, improving public safety, ensuring delivery of efficient and effective services, and working to make New York City’s economy stronger. We value leadership, transparency, fairness, and efficiency as we actively seek diverse talents from various sectors to join our team. For current job opportunities, visit our careers page. The Team You’ll Work With: The Mayor's Office to End Domestic and Gender-Based Violence (ENDGBV) develops policies and programs, provides training and prevention education, conducts research and evaluations, performs community outreach, and operates the New York City Family Justice Centers and community-based programs. We collaborate with City agencies and community stakeholders to ensure access to inclusive services for survivors of domestic and gender-based violence (GBV). GBV can include intimate partner and family violence, elder abuse, sexual assault, stalking, and human trafficking. The Problems You’ll Solve: Under the supervision of the Senior Budget Director, the Budget Operations Manager will support the financial and operational management of ENDGBV programs and initiatives. This position will be responsible for purchase order tracking, budget monitoring and modifications, financial reporting, expenditure reconciliation, grant opportunity research, and other financial and operational projects. The ideal candidate will be highly organized, detail-oriented, comfortable working with financial systems and spreadsheets, and able to manage multiple deadlines while maintaining accurate and timely records. Key Responsibilities: 1. ENDGBV Budget Modification Requests: • Review current modified budgets and financial information in FMS. • Prepare budget modification requests in accordance with applicable procedures and requirements. • Reconcile figures included in budget modification requests against current FMS records to ensure accuracy and consistency. • Submit completed requests to the supervisor for review and approval. • Track outstanding modifications and follow up as needed to support timely completion. 2. Weekly and Monthly FMS Reporting • Run, download, and appropriately save weekly FMS reports in accordance with established reporting procedures. • Complete weekly reporting on the business day following the scheduled FMS close date. • Run and save monthly FMS reports according to the FISA monthly reporting schedule. • Monitor reporting calendars and adjusting timelines as necessary due to holidays, staff leaves, or other scheduling changes. • Maintain organized electronic records of financial reports and supporting documentation. • Identify and communicate reporting issues, discrepancies, or unusual financial activity to the appropriate supervisor. 3. Purchase Order (PO) Tracking and Management • Maintain an accurate and up-to-date purchase order tracking system or spreadsheet, including PO number, vendor, approved amount, date created, expenditures to date, remaining balance, expiration or renewal date, current status, and required follow-up actions. • Conduct weekly reviews of all active POs to ensure that records are complete, current, and accurate. • Monitor PO balances, expiration dates, renewals, and outstanding issues. • Identify potential delays, discrepancies, or budget concerns and escalate issues as appropriate. • Prepare quarterly written updates for the supervisor summarizing active POs, upcoming expirations and renewals, outstanding issues, and potential budget impacts. 4. Expenditure Reconciliation • Collect and review expenditure information from PASSPort, Family Justice Centers (FJCs), email correspondence, and other relevant sources. • Review expenditure information for completeness and accuracy prior to entry. • Enter planned FJC expenses into the DCAS tracker and maintain accurate, current records. • Reconcile information across available sources and identify discrepancies requiring follow-up. • Complete weekly updates to the DCAS tracker by close of business each Friday. • Coordinate with relevant staff to resolve missing or inconsistent expenditure information. 5. Financial Analysis, Data Management, and Ad-Hoc Projects • Support financial analysis, expenditure monitoring, budget reviews, and other operational needs as assigned. • Develop and maintain spreadsheets, trackers, dashboards, and other tools to improve financial and operational processes. • Review, organize, and clean financial and programmatic data. • Prepare financial summaries, expenditure analyses, and other materials for internal meetings, management review, audits, and grant-related activities. • Assist with audit preparation, grant monitoring, documentation requests, and other compliance-related activities. • Conduct research and prepare reports or presentations as needed. • Identify opportunities to improve financial tracking, reporting, documentation, and operational workflows. • Take on additional financial, administrative, and operational projects as assigned. 6. Grant Opportunities and RFP Coordination • Research and identify grant opportunities and funding opportunities for which ENDGBV may be eligible. • Review Requests for Proposals (RFPs), Notices of Funding Availability (NOFAs), and other funding announcements to assess eligibility, requirements, deadlines, and potential organizational fit. • Develop and maintain grant opportunities and application tracker. • Develop application timelines that identify responsible staff and establish deadlines for completing each component. • Coordinate with Finance, Program, and other relevant staff to support timely completion of grant applications. • Monitor application progress and follow up on outstanding assignments and deliverables. • Maintain organized records of funding opportunities, applications, submissions, and related documentation. About You: • You have advanced proficiency in Microsoft Excel, including PivotTables, VLOOKUP/XLOOKUP, complex formulas, and development of efficient, user-friendly financial spreadsheets. • You have extensive experience using Passport, Financial Management System (FMS 2 and FMS 3), and comprehensive knowledge of encumbrance and accrual processes. • You can manage competing priorities, adapt to changing business needs, think critically, and develop practical solutions to complex financial issues. • You have strong interpersonal and collaborative skills with a proactive, flexible approach and a commitment to continuous learning and professional development. • You have proven ability to prioritize workload, maintain exceptional attention to detail, and exercise sound independent judgment with minimal supervision. Minimum Required Qualifications: • Bachelor’s degree in finance required. • 3+ years of experience. Additional Information • In addition to the resume, a cover letter is required to apply.
Minimum qualifications
1. Do you have a baccalaureate degree from an accredited college or university? 2. Do you have an associate degree from an accredited college or university along with two (2) years of experience with administrative, analytic, coordinative, supervisory or liaison responsibilities? 3. Do you have a four-year high school diploma, or its educational equivalent approved by a state's Department of Education or a recognized accrediting organization along with four (4) years of experience as described in question "2" above? 4. Do you have a satisfactory combination of education and/or experience equivalent to that described in questions "1," "2," and/or "3" above?
Preferred skills
• You have a high level of professionalism, integrity, discretion, initiative, tact, and diplomacy when handling confidential and sensitive information. • You have excellent written and verbal communication skills with the ability to effectively engage diverse stakeholders at all organizational levels.
Residency
New York City residency is generally required within 90 days of appointment. However, City Employees in certain titles who have worked for the City for 2 continuous years may also be eligible to reside in Nassau, Suffolk, Putnam, Westchester, Rockland, or Orange County. To determine if the residency requirement applies to you, please discuss with the agency representative at the time of the interview.
Los empleadores en JOBUS nunca le pedirán pagar, comprar equipo ni compartir datos bancarios o de Seguro Social antes de una oferta formal. Confianza y seguridad