Asistente universitario (ejecutivo)
College Aide (Executive)
- New York, NY
- $17.50 – $21.90 por hora
- Medio tiempo
- Publicado hace 6 días
Se postulará en el sitio web original.
Sobre este empleo
Agencia
DEPARTAMENTO DE DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN
Descripción del puesto
Horario: tiempo parcial, 35 horas. Lugar de trabajo: 30-30 Thomson Avenue, LIC, NY 11101. Los asistentes universitarios pueden trabajar hasta 17 horas por semana durante el año escolar y tiempo completo (35 horas) durante el verano. Tenga en cuenta que debe ser estudiante matriculado en una universidad o escuela de posgrado acreditada para ser elegible para el puesto. El Departamento de Diseño y Construcción de la Ciudad de Nueva York (DDC), División de Infraestructura, busca un asistente universitario motivado y atento a los detalles para incorporarse a la Oficina de Servicios Administrativos. Como reportará directamente a un enlace administrativo sénior, desempeñará un papel esencial en el apoyo a las personas y las operaciones que permiten que nuestros equipos de ingeniería y construcción de obras de capital funcionen sin contratiempos. Este puesto ofrece experiencia directa y práctica en recursos humanos del sector público, administración de personal, gobernanza organizacional y logística laboral en una enorme división municipal. Lo que hará: • Informes de personal y análisis de RR. HH.: Mantener, analizar y actualizar registros fundamentales de capital humano de la división, incluidos el cumplimiento de la capacitación obligatoria en toda la agencia, los procesos de vacantes y las listas de diferenciales por asignación, para brindar a los líderes una visión operativa clara. • Gestión de la estructura organizacional: Revisar y actualizar los organigramas de la división para garantizar que las jerarquías de reporte, los títulos y la asignación de equipos sean correctos en todas las oficinas de infraestructura. • Tramitación de acciones de personal: Coordinar y presentar solicitudes electrónicas de personal (como los formularios de cambio de situación laboral / ESCF) a través de portales especializados de seguimiento de la agencia, asegurando el estricto cumplimiento de los protocolos de la administración pública y de la agencia. • Gestión de registros confidenciales: Mantener y organizar los archivos digitales seguros de personal de la división, promoviendo la precisión de los datos y las prácticas estándar de conservación de documentos. • Participación de los empleados y logística: Ser un punto de contacto confiable para las consultas del personal, hacer seguimiento con los empleados sobre plazos operativos y coordinar aspectos esenciales de la logística de la oficina, incluida la distribución de suministros y materiales especiales, para apoyar la eficiencia diaria del equipo. Además, las credenciales educativas deben corresponder a una institución acreditada reconocida por el Departamento de Educación de EE. UU. Las credenciales de instituciones extranjeras requieren una verificación independiente de equivalencia por parte de un servicio de evaluación aprobado. Hay una lista de proveedores (se aplican cargos) en: https://www.nyc.gov/assets/dcas/downloads/pdf/employment/nyc-dcas-foreign-education-evaluation-guide.pdf. Todos los solicitantes, incluidos los empleados de la Ciudad: Visite NYC Government Jobs Explore Careers City of New York, vaya a Search for Open Jobs y escriba el número de ID del puesto indicado arriba. Envíe la solicitud de empleo según se le indique. No presente su solicitud a través de Employee Self-Service (ESS) ni envíe su currículum directamente al DDC por correo electrónico, correo postal o fax.
Requisitos mínimos
Para el nivel de asignación I: Estar matriculado en una universidad o escuela de posgrado acreditada. El empleo está condicionado a que continúe como estudiante en una universidad o escuela de posgrado. Para el nivel de asignación II (Tecnología de la información): Estar matriculado en una universidad o escuela de posgrado acreditada. El empleo está condicionado a que continúe como estudiante en una universidad o escuela de posgrado con un programa de estudios específico en tecnología de la información, ciencias de la computación, sistemas de información gerencial, procesamiento de datos o un campo estrechamente relacionado, que incluya o se complemente con 9 créditos semestrales en un programa de estudios aceptable. Para el nivel de asignación III (Becario de tecnología de la información): Estar matriculado en una universidad o escuela de posgrado acreditada. El empleo está condicionado a que continúe como estudiante en una universidad o escuela de posgrado con un programa de estudios específico en tecnología de la información, ciencias de la computación, sistemas de información gerencial, procesamiento de datos u otra área pertinente a los proyectos de tecnología de la información asignados, que incluya o se complemente con 9 créditos semestrales en un programa de estudios aceptable. Los nombramientos para este nivel de asignación serán realizados por el Comité Directivo de Tecnología a través del Departamento de Tecnología de la Información y Telecomunicaciones. NOTA ESPECIAL La duración máxima del nombramiento para todos los niveles de asignación en el título de Asistente universitario es de 6 años. Ningún estudiante podrá trabajar más de media jornada durante una semana en la que estén en curso las clases en las que esté matriculado. Los estudiantes podrán trabajar tiempo completo durante sus períodos de vacaciones.
Habilidades preferidas
Tenga en cuenta las siguientes habilidades preferidas para este puesto: 1. Trayectoria académica: Estudiante de pregrado o posgrado actualmente matriculado y en proceso de obtener un título en Recursos Humanos, Administración Pública, Gestión Empresarial, Análisis de Datos o un campo administrativo relacionado. 2. Organización y elaboración de informes de datos: Dominio sólido de Microsoft Office 365, con habilidades intermedias a avanzadas en Excel (administración de hojas de cálculo, ingreso ordenado de datos, fórmulas básicas y formato) y Word; se valorará la familiaridad con herramientas para crear diagramas (por ejemplo, Microsoft Visio o PowerPoint para organigramas). 3. Discreción e integridad profesional: Criterio excepcional y compromiso inquebrantable con el manejo profesional, al más alto nivel, de registros confidenciales y sensibles de personal y datos de empleados. 4. Atención al cliente y comunicación: Excelentes habilidades de comunicación oral y escrita; comodidad al comunicarse de manera profesional y cortés con el personal y los gerentes de todos los niveles de la división. 5. Gestión del tiempo y adaptabilidad: Capacidad para equilibrar los plazos recurrentes de presentación de informes con solicitudes administrativas en tiempo real en un entorno de oficina municipal activo y dinámico. 6. Resolución proactiva de problemas: Gran atención a los detalles, sólidos hábitos de organización y disposición para aprender sobre las operaciones administrativas de la Ciudad, las plataformas de recursos humanos y los procedimientos de la administración pública.
Residencia
Por lo general, se requiere residir en la Ciudad de Nueva York dentro de los 90 días posteriores al nombramiento. Sin embargo, los empleados de la Ciudad en ciertos títulos que hayan trabajado para la Ciudad durante 2 años consecutivos también podrían ser elegibles para residir en los condados de Nassau, Suffolk, Putnam, Westchester, Rockland u Orange. Para determinar si el requisito de residencia se aplica a usted, consulte con el representante de la agencia durante la entrevista.
Anuncio original en inglés
Agency
DEPT OF DESIGN & CONSTRUCTION
Job description
Hours: Part-Time - 35 Hours Work Location: 30-30 Thomson Avenue, LIC, NY 11101 College Aides are permitted to work up to 17 hours per week during the school year, and full time (35 hours) during the summer. Please note you must be a student enrolled in an accredited college or graduate school to be eligible for the position. The New York City Department of Design and Construction (DDC), Division of Infrastructure, is seeking a motivated, detail-oriented College Aide to join the Office of Administrative Services. Reporting directly to a Senior Administrative Liaison, you will play an essential role in supporting the people and operations that keep our capital engineering and construction teams running smoothly. This position offers direct, hands-on exposure to public sector human resources, personnel administration, organizational governance, and workplace logistics across a massive municipal division. What You Will Do: • Workforce Reporting & HR Analytics: Maintain, analyze, and update critical divisional human capital trackers—including agency-wide Mandatory Training compliance, vacancy pipelines, and Assignment Differential rosters—providing clear operational visibility to leadership. • Organizational Structure Management: Audit and update the division’s organizational charts to ensure accurate reporting hierarchies, titles, and team alignments across all infrastructure bureaus. • Personnel Action Processing: Coordinate and submit electronic personnel requests (such as Employee Status Change Forms / ESCFs) through specialized agency tracking portals, ensuring strict adherence to civil service and agency protocols. • Confidential Records Governance: Maintain and organize the division’s secure digital personnel archives, championing data accuracy and standard document retention practices. • Employee Engagement & Logistics: Serve as a reliable point of contact for staff inquiries, follow up with employees on operational deadlines, and coordinate essential office logistics, including special supplies and materials distribution to support day-to-day team efficiency. Additionally, educational credentials must be from a U.S. Department of Education-recognized accredited institution. Credentials from foreign institutions require independent equivalency verification from an approved evaluation service. A list of providers (fees apply) is available at: https://www.nyc.gov/assets/dcas/downloads/pdf/employment/nyc-dcas-foreign-education-evaluation-guide.pdf. All applicants, including City Employees: Please go to NYC Government Jobs Explore Careers City of New York, go to Search for Open Jobs, and type in the Job ID # listed above. Submit job application as prompted. Do not apply via Employee Self-Service (ESS), e-mail, mail, or fax your resume to DDC directly.
Minimum qualifications
For Assignment Level I: Matriculation at an accredited college or graduate school. Employment is conditioned upon continuance as a student in a college or graduate school. For Assignment Level II (Information Technology): Matriculation at an accredited college or graduate school. Employment is conditioned upon continuance as a student in a college or graduate school with a specific course of study in information technology, computer science, management information systems, data processing, or closely related field, including or supplemented by 9 semester credits in an acceptable course of study. For Assignment Level III (Information Technology Fellow): Matriculation at an accredited college or graduate school. Employment is conditioned upon continuance as a student in a college or graduate school with a specific course of study in information technology, computer science, management information systems, data processing, or other area relevant to the information technology project(s) assigned, including or supplemented by 9 semester credits in an acceptable course of study. Appointments to this Assignment Level will be made by the Technology Steering Committee through the Department of Information Technology and Telecommunications. SPECIAL NOTE Maximum tenure for all Assignment Levels in the title of College Aide is 6 years. No student shall be employed more than half-time in any week in which classes in which the student is enrolled are in session. Students may be employed full-time during their vacation periods.
Preferred skills
Please note the following preferred skills for this position: 1. Academic Pathways: Currently enrolled undergraduate or graduate student pursuing a degree in Human Resources, Public Administration, Business Management, Data Analytics, or a related administrative field. 2. Data Organization & Reporting: Strong proficiency in Microsoft Office 365, with intermediate to advanced skills in Excel (managing spreadsheets, clean data entry, basic formulas, formatting) and Word; familiarity with charting tools (e.g., Microsoft Visio or PowerPoint for org charts) is a plus. 3. Discretion & Professional Integrity: Exceptional judgment with an unwavering commitment to handling sensitive, confidential personnel records and employee data with the highest level of professionalism. 4. Customer Service & Communication: Outstanding verbal and written communication skills; comfortable conducting professional, courteous outreach to staff and managers at all levels across the division. 5. Time Management & Adaptability: Ability to balance recurring reporting deadlines with real-time administrative requests in an active, dynamic municipal office setting. 6. Proactive Problem-Solving: High attention to detail, strong organizational habits, and an eagerness to learn City administrative operations, human resources platforms, and civil service procedures.
Residency
New York City residency is generally required within 90 days of appointment. However, City Employees in certain titles who have worked for the City for 2 continuous years may also be eligible to reside in Nassau, Suffolk, Putnam, Westchester, Rockland, or Orange County. To determine if the residency requirement applies to you, please discuss with the agency representative at the time of interview.
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