Director de Administración de Tiempo y Licencias Director, Time & Leave Administration
- New York, NY
- $147,500 – $154,687 por año
- Tiempo completo
- Publicado hace 2 semanas
Se postulará en el sitio web original.
Sobre este empleo
Agencia
DEPARTAMENTO DE FINANZAS
Descripción del puesto
NOTA IMPORTANTE: LOS CANDIDATOS DEBEN TENER UN NOMBRAMIENTO PERMANENTE EN EL TÍTULO DE SERVICIO CIVIL DE ANALISTA DE PERSONAL ADMINISTRATIVO O EN UN TÍTULO DE SERVICIO CIVIL COMPARABLE QUE LES PERMITA ACCEDER A UN CAMBIO DE TÍTULO 6.1.9. INCLUYA SU NÚMERO DE IDENTIFICACIÓN DE EMPLEADO (EIN) AL PRESENTAR SU SOLICITUD E INDIQUE EN SU CARTA DE PRESENTACIÓN SU TÍTULO PERMANENTE DE SERVICIO CIVIL. El Departamento de Finanzas de la Ciudad de Nueva York (DOF) se encarga de administrar las leyes tributarias de la ciudad de manera justa, eficiente y transparente, con el fin de fomentar la confianza del público y promover el cumplimiento, a la vez que brinda un servicio excepcional al cliente. La División de Administración y Planificación del DOF es responsable de administrar y supervisar los servicios administrativos y operativos de la agencia. Esto incluye la gestión diaria de las Oficinas de Administración Financiera, Compras y Contratos, Servicios Operativos, y Diversidad e Inclusión. La Oficina de Servicios al Personal (OES) es responsable de la administración del capital humano y la gestión de la fuerza laboral de la agencia, lo que incluye reclutamiento, personal, administración del servicio civil, relaciones laborales, registro de horas, nómina, licencias, beneficios y administración de la gestión del desempeño, así como programas de aprendizaje, participación, reconocimiento y desarrollo profesional del personal, y eventos para toda la agencia. El DOF busca a una persona sobresaliente para desempeñarse como directora o director de la Unidad de Administración de Tiempo y Licencias (TLA) dentro de la Oficina de Servicios al Personal (OES). Bajo la supervisión directa de la comisionada o el comisionado adjunto de OES, la persona directora de TLA liderará el registro de horas y la administración de licencias en toda la agencia, supervisará al personal de la unidad y garantizará que el procesamiento sea preciso y oportuno, cumpla con los requisitos aplicables y abarque otros programas relacionados para aproximadamente 1,800 empleados. Las funciones y responsabilidades de la persona seleccionada incluirán, entre otras, las siguientes: • Gestionar las operaciones diarias de la unidad. Supervisar y capacitar al personal. • Administrar todas las funciones relacionadas con el tiempo y las licencias, como los horarios de trabajo, el uso de licencias, el procesamiento en CityTime, el tiempo compensatorio, la FMLA y otras licencias, el banco de licencias por días festivos, el procesamiento del tiempo compensatorio, las solicitudes de licencia justificada y licencia anticipada, y los programas de seguimiento de tardanzas y ausencias. • Administrar los programas de trabajo remoto y de horarios de trabajo comprimidos de conformidad con la política de Horarios de Trabajo Flexibles para toda la ciudad. • Gestionar las separaciones de empleados y los pagos finales, incluidos los cálculos de pagos globales para personal directivo, las jubilaciones y la coordinación de encuestas y entrevistas de salida. • Revisar y evaluar los procedimientos y flujos de trabajo de la unidad TLA. Desarrollar e implementar mejores prácticas y procesos comerciales para garantizar la precisión y el cumplimiento. Formular recomendaciones e implementar sistemas para mejorar la eficiencia de las operaciones de la unidad. • Coordinar con las unidades de OES, las unidades operativas de la agencia, los empleados y las agencias de supervisión para resolver o conciliar asuntos relacionados con el tiempo y las licencias u otros asuntos conexos. Responder a solicitudes y consultas. • Recopilar y analizar las métricas y los datos de la unidad TLA. Preparar informes, presentaciones y correspondencia escrita. • Investigar y responder consultas sobre TLA. Resolver problemas relacionados con la administración del tiempo y las licencias. • Realizar tareas relacionadas y proyectos especiales. Información adicional: Para cumplir con la ley federal, todas las personas contratadas deberán verificar su identidad y elegibilidad para trabajar en Estados Unidos, y completar el formulario requerido de verificación de elegibilidad laboral al momento de la contratación. Este puesto podría permitir el trabajo remoto hasta 2 días por semana, de conformidad con el Programa piloto de trabajo remoto acordado entre la Ciudad y la unidad de negociación colectiva que representa a los empleados que ocupan el título de servicio civil.
Calificaciones mínimas
1. Maestría de una universidad acreditada en economía, finanzas, contabilidad, administración de empresas o administración pública, salud pública, gestión de recursos humanos, ciencias de la administración, investigación de operaciones, comportamiento organizacional, psicología industrial, estadística, administración de personal, relaciones laborales, psicología, sociología, desarrollo de recursos humanos, ciencias políticas o estudios urbanos, o título de Juris Doctor de una facultad de derecho acreditada; y dos años de experiencia profesional satisfactoria a tiempo completo en una o varias de las siguientes áreas: trabajo con el presupuesto de una entidad pública o privada grande en administración presupuestaria, contabilidad, administración económica o financiera, investigación fiscal o económica; o análisis de gestión o métodos, investigación de operaciones, investigación organizacional o evaluación de programas; o administración de personal o pública, reclutamiento, clasificación de puestos, relaciones con el personal, relaciones laborales, beneficios para empleados, desarrollo del personal, planificación o administración de programas de empleo, investigación del mercado laboral, planificación económica, planificación o evaluación de programas de servicios sociales, o gestión fiscal. Dieciocho (18) meses de esta experiencia deben corresponder a funciones ejecutivas, gerenciales, administrativas o de supervisión. La supervisión debe haber incluido supervisar al personal que realiza trabajo profesional en las áreas descritas anteriormente; o 2. Licenciatura de una universidad acreditada y cuatro años de experiencia profesional en las áreas descritas en el punto “1” anterior, incluidos los 18 meses de experiencia ejecutiva, gerencial, administrativa o de supervisión que se describen en el punto “1”; o 3. Título de asociado o haber completado 60 créditos semestrales en una universidad acreditada, y seis años de experiencia profesional satisfactoria a tiempo completo, como se describe en el punto “1” anterior, incluidos los 18 meses de experiencia ejecutiva, gerencial, administrativa o de supervisión que se describen en el punto “1”; o 4. Diploma de escuela secundaria de cuatro años o su equivalente educativo aprobado por el departamento de educación de un estado o una organización de acreditación reconocida, y ocho años de experiencia profesional satisfactoria a tiempo completo, como se describe en el punto “1” anterior, incluidos los 18 meses de experiencia ejecutiva, gerencial, administrativa o de supervisión que se describen en el punto “1”; o 5. Una combinación de educación y/o experiencia equivalente a lo indicado en los puntos “1”, “2”, “3” o “4” anteriores. La educación universitaria puede sustituir la experiencia profesional a razón de 30 créditos semestrales de una universidad acreditada por un año de experiencia. Sin embargo, todos los candidatos deben tener un diploma de escuela secundaria y al menos dos años de experiencia como se describe en el punto “1” anterior, incluidos los 18 meses de experiencia ejecutiva, gerencial, administrativa o de supervisión que se describen en el punto “1”.
Habilidades preferidas
• Al menos 5 años de experiencia de supervisión en administración de tiempo y licencias en el gobierno de NYC. • Conocimiento de las normas, los reglamentos y las políticas de personal de toda la ciudad, así como de las normas sobre tiempo y licencias. • Experiencia en evaluación e implementación de políticas y procedimientos. • Excelentes habilidades de organización, gestión, liderazgo, análisis y pensamiento crítico. • Experiencia en la gestión de varios proyectos en un entorno laboral de alta presión. • Capacidad demostrada para gestionar prioridades contrapuestas de manera simultánea; se requieren responsabilidad, habilidades de servicio al cliente y experiencia en resolución de problemas. • Experiencia en la toma de decisiones basadas en datos. • Habilidades demostradas para gestionar información y expedientes confidenciales, urgentes y delicados de empleados. • Capacidad para realizar varias tareas y cumplir plazos mediante el establecimiento de prioridades. • Excelentes habilidades de comunicación oral, escrita y de presentación. • Dominio de MS Office, Word, Excel y PowerPoint. • Experiencia directa y práctica con NYCAPS, PMS, PI, CHRMS, CityTime y sistemas de recursos humanos relacionados. • Capacidad demostrada para trabajar con personal de todos los niveles gerenciales y no gerenciales.
Residencia
Por lo general, se exige residir en la Ciudad de Nueva York dentro de los 90 días posteriores al nombramiento. Sin embargo, los empleados de la Ciudad que ocupan determinados títulos y han trabajado para la Ciudad durante 2 años continuos también podrían reunir los requisitos para residir en los condados de Nassau, Suffolk, Putnam, Westchester, Rockland u Orange. Para determinar si el requisito de residencia se aplica a su caso, consúltelo con el representante de la agencia durante la entrevista.
Anuncio original en inglés
Agency
DEPARTMENT OF FINANCE
Job description
IMPORTANT NOTE: CANDIDATES MUST BE PERMANENT IN THE ADMINISTRATIVE STAFF ANALYST CIVIL SERVICE TITLE OR ARE PERMANENT IN A COMPARABLE CIVIL SERVICE TITLE ELIGIBLE FOR A 6.1.9 TITLE CHANGE. PLEASE INCLUDE YOUR EMPLOYEE IDENTIFICATION NUMBER (EIN) WHEN APPLYING AND INDICATE IN YOUR COVER LETTER YOUR PERMANENT CIVIL SERVICE TITLE. NYC Department of Finance (DOF) is responsible for administering the tax revenue laws of the city fairly, efficiently, and transparently to instill public confidence and encourage compliance while providing exceptional customer service. DOF's The Administration and Planning Division is responsible for managing and overseeing administrative and operational services for the agency. This includes the daily management of the Offices of Financial Management, Purchasing and Contracts, Operational Services, and Diversity and Inclusion. The Office of Employee Services (OES) is responsible for the agency’s human capital administration and workforce management, which includes recruitment, personnel, civil service administration, labor relations, timekeeping, payroll, leaves of absence, benefits and performance management administration, and programs for employee learning, engagement, recognition, professional development, and agency-wide events. DOF is seeking an outstanding candidate to serve as the Director of the Time & Leave Administration (TLA) Unit within the Office of Employee Services (OES). Reporting directly to the Assistant Commissioner of OES, the Director of TLA will lead agencywide timekeeping and leave administration, supervise unit staff, and ensure accurate, timely processing are consistent with applicable requirements, and any other related programs for approximately 1,800 employees. The selected candidate's duties and responsibilities will include, but are not limited to the following: • Manage daily unit operations. Supervise and train staff. • Administer all time and leave functions, such as, work schedules, leave usage, Citytime processing, compensatory time, FMLA and other leaves of absence, holiday leave bank, compensatory time processing, excused leave and advanced leave requests, and lateness and absence monitoring programs. • Administer remote work and compressed work schedule programs in accordance with citywide Flexible Work Schedule policy. • Manage employee separations and final payments including; managerial lump sum calculations, retirements, facilitating exit surveys and interviews. • Review and assess TLA unit procedures and workflow. Develop and implement best practices and business processes to ensure accuracy and compliance. Make recommendations for and¿implement systems to enhance the efficiency of unit operations. • Coordinate with OES units, agency business units, employees, and oversight agencies to resolve or reconcile time and leave or related issues.¿ Respond to requests and inquiries. • Compile and analyze TLA unit metrics and data. Prepare reports, presentations and written correspondence. • Research and respond to TLA inquiries. Resolve issues related to time and leave administration. • Perform related duties and special projects. Additional Information: In compliance with federal law, all persons hired will be required to verify identity and eligibility to work in the United States and to complete the required employment eligibility verification document form upon hire. This position may be eligible for remote work up to 2 days per week, pursuant to the Remote Work Pilot Program agreed between the City and the Collective Bargaining Unit representing employees serving in the civil service title.
Minimum qualifications
1. A master's degree from an accredited college in economics, finance, accounting, business or public administration, public health, human resources management, management science, operations research, organizational behavior, industrial psychology, statistics, personnel administration, labor relations, psychology, sociology, human resources development, political science, urban studies or a Juris Doctor degree from an accredited law school, and two years of satisfactory full-time professional experience in one or a combination of the following: working with the budget of a large public or private concern in budget administration, accounting, economic or financial administration, or fiscal or economic research; or in management or methods analysis, operations research, organizational research or program evaluation; or in personnel or public administration, recruitment, position classification, personnel relations, labor relations, employee benefits, staff development, employment program planning/administration, labor market research, economic planning, social services program planning/evaluation, or fiscal management. Eighteen (18) months of this experience must have been in an executive, managerial, administrative, or supervisory capacity. Supervision must have included supervising staff performing professional work in the areas described above; or 2. A baccalaureate degree from an accredited college and four years of professional experience in the areas described in “1” above, including the 18 months of executive, managerial, administrative, or supervisory experience, as described in “1” above; or 3. An associate degree or completion of 60 semester credits from an accredited college and six years of full-time satisfactory full-time professional experience as described in “1” above, including the 18 months of executive, managerial, administrative, or supervisory experience, as described in “1” above; or 4. A four-year high school diploma or its educational equivalent approved by a state’s department of education or a recognized accrediting organization and eight years of full-time satisfactory full-time professional experience as described in “1” above, including the 18 months of executive, managerial, administrative, or supervisory experience, as described in “1” above; or 5. A combination of education and/or experience equivalent to “1”, “2”, “3”, or “4” above. College education may be substituted for professional experience at the rate of 30 semester credits from an accredited college for one year of experience. However, all candidates must have a high school diploma and at least two years of experience as described in “1” above, including the 18 months of executive, managerial, administrative, or supervisory experience, as described in “1” above.
Preferred skills
• At least 5 years supervisory experience in time and leave administration in NYC government. • Knowledge of Citywide personnel rules, regulations, policies, and time and leave rules. • Experience with assessing and implementing policies and procedures. • Excellent organizational, management, leadership, analytical and critical thinking skills. • Experience managing multiple projects in a high-pressure work environment. • Proven ability to manage competing priorities simultaneously; accountability, customer service skills, and problem-solving experience are required. • Experience with making data-driven decisions. • Demonstrated skills managing confidential, urgent, and sensitive employee information and records. • Ability to multi-task and meet deadlines by setting priorities. • Excellent communication, verbal, written, and presentation skills. • Proficient in MS Office, Word, Excel, and PowerPoint. • Direct/hands on experience with NYCAPS, PMS, PI, CHRMS, CityTime and related HR systems. • Demonstrated ability to work with all managerial and non-managerial levels.
Residency
New York City residency is generally required within 90 days of appointment. However, City Employees in certain titles who have worked for the City for 2 continuous years may also be eligible to reside in Nassau, Suffolk, Putnam, Westchester, Rockland, or Orange County. To determine if the residency requirement applies to you, please discuss with the agency representative at the time of interview.
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