Coordinador de registros
Records Coordinator
- New York, NY
- $63,371 – $65,061 por año
- Tiempo completo
- Publicado hace 1 semana
Se postulará en el sitio web original.
Sobre este empleo
Agencia
DEPARTMENT OF FINANCE
Descripción del puesto
NOTA IMPORTANTE: LOS CANDIDATOS DEBEN TENER EL TÍTULO PERMANENTE DE PRINCIPAL ADMINISTRATIVE ASSOCIATE DEL SERVICIO CIVIL O TENER UN NOMBRAMIENTO PERMANENTE EN UN TÍTULO COMPARABLE DEL SERVICIO CIVIL QUE SEA ELEGIBLE PARA UN CAMBIO DE TÍTULO 6.1.9. INCLUYA SU NÚMERO DE IDENTIFICACIÓN DE EMPLEADO (EIN) AL PRESENTAR SU SOLICITUD E INDIQUE EN SU CARTA DE PRESENTACIÓN SU TÍTULO PERMANENTE DEL SERVICIO CIVIL. El NYC Department of Finance (DOF) es responsable de administrar las leyes tributarias de la ciudad de manera justa, eficiente y transparente, para fomentar la confianza pública y promover su cumplimiento, a la vez que ofrece un servicio excepcional al cliente. La División de Administración y Planificación del DOF es responsable de gestionar y supervisar los servicios administrativos y operativos de la agencia. Esto incluye la gestión diaria de las oficinas de Gestión Financiera, Compras y Contratos, Servicios Operativos, y Diversidad e Inclusión. La Oficina de Servicios Operativos coordina y dirige todos los servicios de apoyo operativo relacionados con las instalaciones, tanto en propiedades públicas como en propiedades arrendadas de forma privada en toda la agencia, incluidos la planificación de espacios, las telecomunicaciones, la seguridad, la protección contra incendios, la salud y la seguridad, y las operaciones de flota y transporte. La división también incluye el almacén de la agencia, la imprenta y las operaciones de la sala de correo. La División de Administración y Planificación del DOF busca un Coordinador de Registros altamente organizado y con gran atención al detalle para apoyar las operaciones del almacén. El Coordinador de Registros es responsable de la gestión, el almacenamiento, la recuperación, el seguimiento y la conservación de los registros departamentales de acuerdo con las políticas de gestión de registros y los calendarios de conservación establecidos. Este puesto garantiza que los registros físicos y electrónicos se mantengan correctamente, sean de fácil acceso y se almacenen de forma segura, y apoya las operaciones de la agencia mediante servicios eficientes de gestión de registros, administración de inventario y distribución de documentos. Como subordinado del Subdirector de Operaciones del Almacén y Atención al Cliente, las funciones y responsabilidades de la persona seleccionada incluirán, entre otras, las siguientes: • Recibir, organizar y almacenar los registros entrantes y las cajas de archivo en los lugares de almacenamiento designados. • Mantener un inventario preciso de registros mediante el escaneo y la actualización de los registros en el Sistema de Gestión de Registros. • Investigar, localizar, recuperar y preparar registros en respuesta a solicitudes de las divisiones de la agencia dentro de los plazos de servicio establecidos. • Volver a archivar los registros devueltos escaneándolos para incorporarlos nuevamente a la base de datos de gestión de registros y devolviéndolos al lugar de almacenamiento correspondiente. • Preparar órdenes de trabajo para recuperar y entregar registros. • Generar y emitir etiquetas con códigos de barras para los registros y las cajas de almacenamiento que se archiven recientemente. • Supervisar los calendarios de conservación de registros e identificar aquellos que pueden destruirse de acuerdo con las políticas de conservación aprobadas. • Preparar los registros para su destrucción segura, incluido el escaneo, la documentación y la organización de los materiales para los proveedores de servicios de trituración. • Mantener los sistemas de archivo de los documentos departamentales, incluidos los registros de viajes, las órdenes de trabajo completadas, los registros de distribución de citaciones y otros archivos administrativos. • Brindar apoyo como suplente para las funciones de distribución de documentos del departamento, incluidas las actividades de distribución de 311. • Procesar diariamente las solicitudes de material informativo identificando los formularios y las publicaciones solicitados, preparando etiquetas de envío con Microsoft Excel y empaquetando los materiales para su distribución. • Operar y mantener el Sistema de Gestión de Registros de la agencia (O'Neil) para hacer un seguimiento preciso de la ubicación de los registros y de las transacciones. • Informar oportunamente a la gerencia sobre discrepancias, registros faltantes, materiales dañados o irregularidades en el inventario. • Mantener la confidencialidad y seguridad de los registros y la información confidenciales de la agencia. • Servir como suplente en la producción de impresos, incluidos folletos, cuadernillos, tarjetas de presentación, carteles y otros materiales impresos. • Preparar, dar acabado e inspeccionar los materiales impresos para garantizar su calidad y exactitud. • Ayudar a organizar las solicitudes de impresión, mantener los suministros de producción y apoyar las operaciones diarias de la imprenta. Información adicional: De conformidad con la ley federal, todas las personas contratadas deberán verificar su identidad y elegibilidad para trabajar en Estados Unidos y completar, al momento de la contratación, el formulario requerido de verificación de elegibilidad de empleo. Este puesto podría ser elegible para trabajar a distancia hasta 2 días por semana, de conformidad con el Programa Piloto de Trabajo a Distancia acordado entre la Ciudad y la unidad de negociación colectiva que representa a los empleados que ocupan el título del servicio civil. Este puesto incluye los siguientes requisitos: • Levantar, cargar, empujar y mover cajas de archivo y registros con frecuencia. • Capacidad para subir escaleras y acceder de forma segura a estantes de almacenamiento elevados. • Permanecer de pie, agacharse, estirarse y caminar durante períodos prolongados a lo largo de la jornada laboral. • Realizar tareas repetitivas de escaneo, archivo y manipulación de documentos.
Calificaciones mínimas
1. Un título de licenciatura de una institución universitaria acreditada y dos años de experiencia satisfactoria a tiempo completo y de responsabilidad progresiva en labores administrativas o de oficina, de los cuales un año debe corresponder a funciones administrativas o a la supervisión de personal que realice trabajo administrativo o de oficina de dificultad superior a moderada; o 2. Un título de asociado o 60 créditos semestrales de una institución universitaria acreditada y tres años de experiencia satisfactoria a tiempo completo y de responsabilidad progresiva en labores administrativas o de oficina, incluido un año de la experiencia administrativa de supervisión descrita en el punto «1» anterior; o 3. Un diploma de escuela secundaria de cuatro años, o su equivalente educativo aprobado por el departamento de educación de un estado o por una organización acreditadora reconocida, y cuatro años de experiencia satisfactoria a tiempo completo y de responsabilidad progresiva en labores administrativas o de oficina, incluido un año de la experiencia administrativa de supervisión descrita en el punto «1» anterior; o 4. Educación o experiencia equivalente a la descrita en los puntos «1», «2» o «3» anteriores. Sin embargo, todos los candidatos deben tener el año de experiencia administrativa o de supervisión descrito en el punto «1» anterior. La educación posterior al nivel de escuela secundaria puede sustituir la experiencia general en labores administrativas o de oficina (pero no el año de experiencia administrativa o de supervisión descrito en el punto «1» anterior), a razón de 30 créditos semestrales de una institución universitaria acreditada por cada 6 meses de experiencia, hasta un máximo de 3 años.
Habilidades preferidas
• Se prefiere experiencia en gestión de registros, operaciones de almacén, control de documentos o apoyo administrativo. • Capacidad para operar sistemas computarizados de gestión de registros y mantener registros electrónicos precisos. • Dominio de Microsoft Office, particularmente Excel. • Sólidas habilidades de organización y excepcional atención al detalle. • Capacidad para priorizar el trabajo y cumplir los plazos de servicio establecidos. • Habilidades eficaces de comunicación oral y escrita. • Capacidad para trabajar de forma independiente y colaborar en un entorno de equipo.
Residencia
Por lo general, se exige residir en la ciudad de Nueva York dentro de los 90 días posteriores al nombramiento. Sin embargo, los empleados de la Ciudad que ocupan determinados títulos y han trabajado para la Ciudad durante 2 años consecutivos también podrían ser elegibles para residir en los condados de Nassau, Suffolk, Putnam, Westchester, Rockland u Orange. Para determinar si el requisito de residencia se aplica a usted, consulte con el representante de la agencia durante la entrevista.
Anuncio original en inglés
Agency
DEPARTMENT OF FINANCE
Job description
IMPORTANT NOTE: CANDIDATES MUST HAVE A PERMANENT PRINCIPAL ADMINISTRATIVE ASSOCIATE CIVIL SERVICE TITLE OR ARE PERMANENT IN A COMPARABLE CIVIL SERVICE TITLE ELIGIBLE FOR A 6.1.9 TITLE CHANGE. PLEASE INCLUDE YOUR EMPLOYEE IDENTIFICATION NUMBER (EIN) WHEN APPLYING AND INDICATE IN YOUR COVER LETTER YOUR PERMANENT CIVIL SERVICE TITLE. NYC Department of Finance (DOF) is responsible for administering the tax revenue laws of the city fairly, efficiently, and transparently to instill public confidence and encourage compliance while providing exceptional customer service. DOF’s The Administration and Planning Division is responsible for managing and overseeing administrative and operational services for the agency. This includes the daily management of the Offices of Financial Management, Purchasing and Contracts, Operational Services, and Diversity and Inclusion. The Office of Operational Services coordinates and directs all facilities-related operational support services for both public and privately leased properties agency-wide, including space planning, telecommunications, security, fire safety, health and safety, and fleet and transportation operations. The division also includes the agency warehouse, print shop, and mailroom operations. DOF's Administration and Planning Division is seeking a highly organized, detail-oriented Records Coordinator to support the Warehouse Operations. The Record Coordinator is responsible for the management, storage, retrieval, tracking, and retention of departmental records in accordance with established records management policies and retention schedules. This position ensures that physical and electronic records are accurately maintained, readily accessible, and securely stored while supporting agency operations through efficient records services, inventory management, and document distribution. Reporting to the Deputy Director of Warehouse & Customer Service Delivery, the selected candidate’s duties and responsibilities will include, but not be limited to the following: • Receive, organize, and store incoming records and archive boxes in designated storage locations. • Maintain an accurate records inventory by scanning and updating records in the Records Management System. • Research, locate, retrieve, and prepare records in response to requests from agency divisions within established service timeframes. • Re-file returned records by scanning them back into the records management database and returning them to the appropriate storage location. • Prepare work orders for record retrievals and deliveries. • Generate and issue barcode labels for newly archived records and storage boxes. • Monitor records retention schedules and identify records eligible for destruction in accordance with approved retention policies. • Prepare records for secure destruction, including scanning, documenting, and staging materials for shredding vendors. • Maintain filing systems for departmental documents, including travel logs, completed work orders, summons distribution records, and other administrative files. • Serve as backup support for departmental document distribution functions, including 311 distribution activities. • Process daily literature requests by identifying requested forms and publications, preparing mailing labels using Microsoft Excel, and packaging materials for distribution. • Operate and maintain the agency's Records Management System (O'Neil) to accurately track record locations and transactions. • Report discrepancies, missing records, damaged materials, or inventory irregularities to management promptly. • Maintain the confidentiality and security of sensitive agency records and information. • Serve as a backup for print production, including brochures, booklets, business cards, posters, and other printed materials. • Prepare, finish, and inspect printed materials to ensure quality and accuracy. • Assist with organizing print requests, maintaining production supplies, and supporting daily print shop operations. Additional Information: In compliance with federal law, all persons hired will be required to verify identity and eligibility to work in the United States and to complete the required employment eligibility verification document form upon hire. This position may be eligible for remote work up to 2 days per week, pursuant to the Remote Work Pilot Program agreed between the City and the Collective Bargaining Unit representing employees serving in the civil service title. This position includes the following requirements: • Frequently lift, carry, push, and move archive boxes and records. • Ability to climb ladders and safely access elevated storage shelving. • Stand, bend, reach, and walk for extended periods throughout the workday. • Perform repetitive scanning, filing, and document handling activities.
Minimum qualifications
1. A baccalaureate degree from an accredited college and two years of satisfactory full-time progressively responsible clerical/administrative experience, one year of which must have been in an administrative capacity or supervising staff performing clerical/administrative work of more than moderate difficulty; or 2. An associate degree or 60 semester credits from an accredited college and three years of satisfactory full-time progressively responsible clerical/administrative experience including one year of the administrative supervisory experience described in "1" above; or 3. A four-year high school diploma or its educational equivalent approved by a state’s department of education or a recognized accrediting organization and four years of satisfactory full-time progressively responsible clerical/administrative experience including one year of the administrative supervisory experience as described in "1" above; or 4. Education and/or experience equivalent to "1", "2", or "3" above. However, all candidates must possess the one year of administrative or supervisory experience as described in "1" above. Education above the high school level may be substituted for the general clerical/administrative experience (but not for the one year of administrative or supervisory experience described in "1" above) at a rate of 30 semester credits from an accredited college for 6 months of experience up to a maximum of 3 year.
Preferred skills
• Experience in records management, warehouse operations, document control, or administrative support preferred. • Ability to operate computerized records management systems and maintain accurate electronic records. • Proficiency in Microsoft Office, particularly Excel. • Strong organizational skills with exceptional attention to detail. • Ability to prioritize work and meet established service deadlines. • Effective written and verbal communication skills. • Ability to work independently and collaboratively in a team environment.
Residency
New York City residency is generally required within 90 days of appointment. However, City Employees in certain titles who have worked for the City for 2 continuous years may also be eligible to reside in Nassau, Suffolk, Putnam, Westchester, Rockland, or Orange County. To determine if the residency requirement applies to you, please discuss with the agency representative at the time of interview.
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