Asistente especial, Personal y Operaciones Special Assistant, People & Operations
- New York, NY
- $90,000 – $110,000 por año
- Tiempo completo
- Publicado hace 2 semanas
Se postulará en el sitio web original.
Sobre este empleo
Agencia
OFICINA DEL ALCALDE
Descripción del puesto
La agencia a la que se unirá: La Oficina del Alcalde de la Ciudad de Nueva York es responsable de supervisar los servicios municipales en los cinco distritos, coordinar las agencias y los departamentos públicos y administrar la propiedad pública. La administración lidera la lucha para que la ciudad sea más asequible, reducir la desigualdad, mejorar la seguridad pública, garantizar la prestación de servicios eficientes y eficaces, y trabajar para fortalecer la economía de la Ciudad de Nueva York. Valoramos el liderazgo, la transparencia, la equidad y la eficiencia, y buscamos activamente talentos diversos de distintos sectores para que se unan a nuestro equipo. Para consultar las oportunidades de empleo actuales, visite nuestra página de empleos. El equipo con el que trabajará: La Oficina de Participación Masiva del Alcalde (OME) es responsable de planificar, coordinar y llevar a cabo iniciativas de participación que lleguen a los neoyorquinos de a pie. Involucramos a los neoyorquinos en la definición de los resultados de las políticas públicas, en hacer que el gobierno sea más comprensible y en garantizar que el gobierno siga rindiendo cuentas por servir a la población de esta gran Ciudad. Nuestro trabajo está concebido como un proyecto a largo plazo: estamos fortaleciendo la capacidad de los neoyorquinos de a pie y construyendo una Ciudad que funcione para todos. Los problemas que resolverá: El Asistente Especial de Personal y Operaciones se centrará específicamente en apoyar las necesidades administrativas, de gestión de empleados y de recursos humanos del equipo. Este puesto reporta al jefe de gabinete de OME. Las responsabilidades de este puesto incluyen, entre otras: ¿ Trabajar con un equipo en asuntos relacionados con las operaciones y la cultura de la oficina, lo que incluye, entre otras cosas, apoyar la incorporación de nuevos empleados. ¿ Iniciar y dar seguimiento al proceso de contratación, desde la presentación de MOM PA hasta la confirmación del primer día de la persona contratada; dar seguimiento a los candidatos que hayan recibido ofertas y a Recursos Humanos de la Oficina del Alcalde para garantizar un proceso fluido y apoyar a la nueva persona contratada hasta que comience a trabajar. ¿ Proporcionar periódicamente actualizaciones al jefe de gabinete de OME sobre el estado de las contrataciones. ¿ Apoyar la gestión de empleados, lo que incluye aprobar y corregir las hojas de horas de manera oportuna y constante, y comunicar a los miembros del equipo, de manera clara y concisa, los distintos beneficios y las diferentes estructuras de los puestos del personal. ¿ Garantizar que el personal cumpla con las capacitaciones obligatorias de Recursos Humanos, dar seguimiento a la finalización de las evaluaciones de mitad de año y anuales, y apoyar la comprensión de cómo tramitar ascensos, cambios de título y aumentos salariales. ¿ Trabajar con el equipo directivo para implementar medidas correctivas coherentes, según lo recomendado por Recursos Humanos y EEO, y de conformidad con la matriz disciplinaria progresiva establecida. ¿ Mejorar los procesos y la documentación existentes de la oficina, especialmente los que sirven como recursos para los empleados, para que los procesos sean más ágiles y claros. ¿ Otras tareas según se requiera. Acerca de usted: ¿ Es una persona automotivada y motivada que puede gestionar proyectos complejos con orientación mínima. ¿ Tiene creatividad para pensar y resolver problemas, y se enfoca en agilizar los sistemas. ¿ Presta mucha atención a los detalles. ¿ Colabora con entusiasmo. Requisitos mínimos: ¿ Título universitario de licenciatura de una institución acreditada y cuatro años de experiencia en el gobierno y/o en actividades centradas en la organización, en un área relacionada con las funciones descritas anteriormente; o ¿ Diploma de escuela secundaria o equivalente y seis años de experiencia en el gobierno y/o en actividades centradas en la organización, en un área relacionada con las funciones descritas anteriormente; o ¿ Educación y/o experiencia equivalente a la descrita en «1» o «2» arriba. Sin embargo, todos los candidatos deben tener al menos un año de experiencia como se describe en «1» arriba. Información adicional ¿ Para postularse, además del currículum, se requiere una carta de presentación.
Requisitos mínimos
1. ¿Tiene un título universitario de licenciatura de una institución acreditada? 2. ¿Tiene un título de asociado de una institución acreditada junto con dos (2) años de experiencia con responsabilidades administrativas, analíticas, de coordinación, supervisión o enlace? 3. ¿Tiene un diploma de escuela secundaria de cuatro años, o su equivalente educativo aprobado por el Departamento de Educación de un estado o una organización acreditadora reconocida, junto con cuatro (4) años de experiencia como se describe en la pregunta «2» anterior? 4. ¿Tiene una combinación satisfactoria de educación y/o experiencia equivalente a la descrita en las preguntas «1», «2» y/o «3» anteriores?
Habilidades preferidas
¿ Se le da bien motivar a las personas para que sigan los sistemas y contribuyan a ellos. ¿ Tiene un alto nivel de habilidad para comunicarse de manera clara y abierta. ¿ Está familiarizado con AirTable, Microsoft OneNote, los canales de Microsoft Teams, SmartRecruiters y los sistemas de procesamiento de Recursos Humanos.
Residencia
Por lo general, se exige residir en la Ciudad de Nueva York dentro de los 90 días posteriores al nombramiento. Sin embargo, los empleados municipales con ciertos títulos que hayan trabajado para la Ciudad durante 2 años continuos también podrían tener derecho a residir en los condados de Nassau, Suffolk, Putnam, Westchester, Rockland u Orange. Para determinar si el requisito de residencia se aplica a usted, consulte con el representante de la agencia durante la entrevista.
Anuncio original en inglés
Agency
OFFICE OF THE MAYOR
Job description
The Agency You’ll Join: The New York City Mayor’s Office is responsible for overseeing city services throughout the five boroughs, coordinating public agencies and departments, and managing public property. The administration is leading the fight in making the city more affordable, reducing inequality, improving public safety, ensuring delivery of efficient and effective services, and working to make New York City’s economy stronger. We value leadership, transparency, fairness, and efficiency as we actively seek diverse talents from various sectors to join our team. For current job opportunities, visit our careers page. The Team You’ll Work With: The Mayor’s Office of Mass Engagement (OME) is responsible for strategizing, coordinating, and executing on engagement that reaches the masses of everyday New Yorkers. We engage New Yorkers in shaping policy outcomes, demystifying government, and ensuring that the government remains accountable to serving the people of this great City. Our work is designed as a long term project – we are building the power of everyday New Yorkers and we are building a City that works for all of us. The Problems You’ll Solve: The Special Assistant, People & Operations will be specifically focused on supporting the administrative, employee management, and human resources needs of the team. This role reports to OME's Chief of Staff. Responsibilities for this role include but are not limited to: ¿ Work with a team on work related to operations and office culture, including but not limited to supporting onboarding new employees. ¿ Start and track the hiring process from submitting MOM PA through confirming the new hire’s first day; manage follow-up with candidates who have received offers and with Mayor’s Office HR to ensure a smooth process and support for new hire towards getting to a start date. ¿ Regularly provide updates to the OME Chief of Staff on the status of hiring actions. ¿ Support employee management, including approving and correcting timesheets in a timely and consistent manner, communicating different benefits and different structures for staff lines in a clear and succinct manner to team members. ¿ Ensure staff compliance for HR mandated trainings, track completion of midyear and annual reviews, and support understanding how to move promotions, title changes, and raises. ¿ Work with the management team to implement consistent corrective action measures, as recommended by HR and EEO and in accordance with the established progressive disciplinary matrix. ¿ Improve existing office processes and documentation, especially those that serve as resources for employees, making processes more streamlined and clear. ¿ Other duties as required. About You: ¿ You are a motivated self-starter who can manage complicated projects with minimal guidance. ¿ You are a creative thinker and problem solver focused on streamlining systems. ¿ You are highly detail-oriented. ¿ You are an enthusiastic collaborator. Minimum Required Qualifications: ¿ A baccalaureate degree from an accredited college and four years of experience in government and/or organizing-centered activities in an area related to the duties described above; or ¿ High school graduation or equivalent and six years of experience in government and/or organizing centered activities in an area related to the duties as described above; or ¿ Education and/or experience which is equivalent to "1" or "2" above. However, all candidates must have at least one year of experience as described in "1" above. Additional Information ¿ In addition to the resume, a cover letter is required to apply.
Minimum qualifications
1. Do you have a baccalaureate degree from an accredited college or university? 2. Do you have an associate degree from an accredited college or university along with two (2) years of experience with administrative, analytic, coordinative, supervisory or liaison responsibilities? 3. Do you have a four-year high school diploma, or its educational equivalent approved by a state's Department of Education or a recognized accrediting organization along with four (4) years of experience as described in question "2" above? 4. Do you have a satisfactory combination of education and/or experience equivalent to that described in questions "1," "2," and/or "3" above?
Preferred skills
¿ You are good at motivating people to follow and contribute to systems. ¿ You have a high level of skill in clear and open communication. ¿ You are familiar with AirTable, Microsoft OneNote, Microsoft Teams Channels, SmartRecruiters, and HR processing systems.
Residency
New York City residency is generally required within 90 days of appointment. However, City Employees in certain titles who have worked for the City for 2 continuous years may also be eligible to reside in Nassau, Suffolk, Putnam, Westchester, Rockland, or Orange County. To determine if the residency requirement applies to you, please discuss with the agency representative at the time of the interview.
Los empleadores en JOBUS nunca le pedirán pagar, comprar equipo ni compartir datos bancarios o de Seguro Social antes de una oferta formal. Confianza y seguridad