Gerente de Operaciones Comerciales
Business Operations Manager
- Remoto (EE. UU.)
- El empleador no indicó el salario
- Tiempo completo
- Publicado hace 3 horas
Se postulará en el sitio web original.
Sobre este empleo
SOBRE ESTE PUESTO
Somos un equipo pequeño y eficiente, y el Gerente de Operaciones Comerciales se asegura de que cada persona tenga la información y los recursos que necesita para hacer bien su trabajo. Dirigirás nuestras operaciones financieras, de personal y tecnológicas para que el equipo pueda enfocarse en los jóvenes a quienes servimos.
Buscamos a una persona práctica y resolutiva a quien le guste simplificar las cosas y que quiera fortalecer las capacidades de nuestros equipos, para que ninguna persona sea la única que posea todo el conocimiento.
El Gerente de Operaciones Comerciales reporta directamente a Odiaka Gonzalez, director de Operaciones, quien forma parte del Equipo de Liderazgo Sénior. Conócelo aquí.
TU OPORTUNIDAD DE GENERAR IMPACTO
Gestionar las finanzas de manera fluida y oportuna: Asegurarte de que nuestras finanzas sean precisas y de que nuestros líderes reciban los datos que necesitan oportunamente.
- Dirigir el cierre de fin de mes de principio a fin y establecer sistemas sencillos que ayuden a los gerentes a responsabilizar a sus equipos por los pasos del cierre, para que obtengamos los datos oportunamente.
- Ser el principal punto de contacto para nuestros contadores externos y nuestro director financiero fraccional: proporcionarles contexto, revisar su trabajo, detectar errores y llevar las tareas rutinarias internamente cuando esto reduzca los costos.
- Gestionar el proceso anual de elaboración del presupuesto, las actualizaciones de los pronósticos y los controles de gastos, incluidas las cuentas por pagar, la conciliación de gastos y los registros de contratos.
Gestionar las operaciones de personal de acuerdo con nuestros valores: Asegurarte de que cada integrante del equipo tenga una experiencia motivadora y enriquecedora que refleje nuestros valores, desde su primer día hasta el último.
- Encargarte de la administración de beneficios, incluida la inscripción abierta anual, las renovaciones y las preguntas del equipo.
- Dirigir la incorporación, la salida y las cartas de oferta, y asegurarte de que cumplamos los requisitos estatales y federales de recursos humanos, desde las capacitaciones obligatorias hasta el manual del empleado.
- Gestionar nuestro proceso de contratación y mantener encaminados a los gerentes de contratación, los candidatos y los plazos.
- Colaborar con nuestro asistente ejecutivo fraccional en las tareas cotidianas de recursos humanos y administración.
Ayudar a cada equipo a aprovechar al máximo sus herramientas: Asegurarte de que nuestra tecnología funcione para un equipo pequeño y eficiente, sin que una sola persona sea la única que posea todo el conocimiento.
- Administrar las herramientas de toda la organización (Google Workspace, Slack, Asana y 15Five), así como el presupuesto tecnológico, los proveedores y las renovaciones.
- Ayudar a cada equipo a hacerse cargo de las herramientas que utiliza, desarrollando especialistas en la materia dentro de ese equipo y asegurándote de que las instrucciones sean fáciles de encontrar.
- Recomendar nuevas herramientas, dejar de usar las que ya no nos sirven y mantener seguras nuestras cuentas y nuestros datos.
Hacer más sencillas nuestras operaciones: Facilitar que el equipo encuentre por su cuenta la información y los recursos que necesita.
- Revisar los procesos financieros, de personal y tecnológicos para identificar pasos que puedan automatizarse, simplificarse o contratarse externamente, en especial los recordatorios y las transferencias de tareas que dependen de una sola persona.
- Mantener actualizado el Resource Hub y la documentación de procesos para que el equipo pueda encontrar respuestas por su cuenta.
QUIÉN PROSPERARÁ EN ESTE PUESTO
Buscamos más que habilidades técnicas; queremos compañeros de equipo que aporten valor a nuestra cultura organizacional con estas actitudes en su trabajo:
- Colaboración: Trabaja con otras personas para obtener mejores resultados y ayuda a los equipos a desarrollar sus propios conocimientos especializados.
- Creación de relaciones: Prioriza a las personas y fomenta relaciones de confianza con compañeros de equipo, gerentes y proveedores.
- Ingenio: Encuentra soluciones prácticas con las herramientas y el presupuesto disponibles.
- Atención al detalle: Presta mucha atención a las cifras, los contratos y el cumplimiento normativo.
- Pensamiento estratégico: Anticipa lo que el equipo necesitará el próximo mes y el próximo año, y planifica en consecuencia.
- Iniciativa: Detecta un proceso que no funciona y lo corrige sin esperar a que se lo pidan.
- Adaptabilidad: Se ajusta con facilidad cuando cambian las prioridades y las circunstancias.
- Conexión con nuestra misión: Algo de tu propia experiencia de vida impulsa tu pasión por la misión y la visión de Tilting Futures.
Se requieren las siguientes habilidades:
- 4+ años de experiencia en operaciones, finanzas u operaciones comerciales, idealmente en una organización sin fines de lucro.
- Conocimientos prácticos de finanzas y contabilidad para organizaciones sin fines de lucro, incluidos el cierre de fin de mes, la elaboración de presupuestos y la preparación para auditorías.
- Experiencia en la gestión de proveedores externos, como contadores, proveedores de beneficios o socios de TI, incluida la capacidad de plantear objeciones cuando el trabajo no es adecuado.
- Sólidas habilidades de gestión de proyectos y experiencia en la ejecución de procesos recurrentes en los que participan varios equipos.
- Familiaridad con la tecnología: aprendes a usar nuevas herramientas con rapidez y puedes conversar sobre opciones con proveedores y socios de TI.
- Habilidades avanzadas con hojas de cálculo (fórmulas, tablas dinámicas) y experiencia con herramientas de contabilidad y pagos como QuickBooks Online y Bill.com.
- Comunicación oral y escrita clara, incluida la capacidad de explicar presupuestos y beneficios en términos sencillos.
- Compromiso con la alineación de nuestras prácticas operativas con nuestros valores, especialmente en materia de diversidad, equidad, inclusión y accesibilidad.
Se valorará adicionalmente tener experiencia o conocimientos en:
- Administración de beneficios y cumplimiento normativo de recursos humanos.
- Uso de un sistema HRIS, un sistema de seguimiento de candidatos o una herramienta de participación del personal.
- Uso de herramientas de automatización e inteligencia artificial para simplificar el trabajo rutinario.
EL LEGADO QUE DEJARÁS
Crear los sistemas que ayuden a nuestro equipo pequeño y eficiente a dedicar su tiempo a nuestra misión. Dentro de un año, habrás democratizado el acceso a la información en toda la organización, y ninguna herramienta ni proceso dependerá de una sola persona.
UN DÍA EN EL PUESTO
Por la mañana
Empiezas el día trabajando con nuestros contadores externos para completar el cierre de fin de mes y luego compartes con el equipo el informe de presupuesto frente a resultados reales. Después, facilitas una reunión inicial para un nuevo puesto que estamos contratando.
Por la tarde
Empiezas la tarde dando la bienvenida a un nuevo integrante del equipo en su primer día. Su computadora portátil, sus cuentas y su documentación están listas, y consultas con su gerente el plan para sus primeras semanas. Más tarde, te reúnes con los dos especialistas del equipo en una de las herramientas de nuestro departamento para planificar un flujo de trabajo que quieren automatizar.
Antes de terminar la jornada
Esta semana llegó una renovación de software. Comparas el precio con el uso real que el equipo le da a la herramienta y recomiendas si renovarla, cambiar a un plan más económico o cancelarla. Luego actualizas el Resource Hub con un nuevo proceso de ciberseguridad.
Tilting Futures es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades. Sabemos que un equipo diverso produce los mejores resultados y creemos que nuestro equipo debe reflejar la diversidad del liderazgo que aspiramos a inspirar. Invitamos especialmente a postularse a las personas cuya participación contribuya a esta diversidad.
Publicado originalmente en Himalayas
Anuncio original en inglés
ABOUT THIS ROLE
We are a lean team, and the Business Operations Manager makes sure each of us has the information and resources we need to do our jobs well. You will lead our finance, people and tech operations so our team can stay focused on the young people we serve.
We are looking for a hands-on operator who loves making things simpler and wants to build bench strength across our teams, so no single person holds all the knowledge.
The Business Operations Manager reports directly to Odiaka Gonzalez, Chief Operating Officer, who sits on the Senior Leadership Team. Get to know him here.
YOUR OPPORTUNITY FOR IMPACT
Run smooth, timely finances: Make sure our finances are accurate and our leaders get the numbers they need in a timely manner.
- Lead month-end close from start to finish, and set up simple systems that help managers hold their teams accountable for close steps, so we get our data in a timely manner.
- Serve as the main point of contact for our outside accountants and fractional CFO: give them context, review their work, catch errors, and bring routine work in-house where it lowers costs.
- Project manage the annual budget process, forecast updates and spending controls, including accounts payable, expense reconciliation and contract records.
Run people operations that reflect our values: Make sure every team member has an engaging and enriching experience that reflects our values, from their first day to their last.
- Own benefits administration, including annual open enrollment, renewals and team questions.
- Lead onboarding, offboarding and offer letters, and keep us compliant with state and federal HR requirements, from required trainings to the employee handbook.
- Project manage our hiring process, keeping hiring managers, candidates and timelines on track.
- Partner with our fractional executive assistant on day-to-day HR and admin tasks.
Help every team get the most out of our tools: Make sure our tech works for a lean team, without one person holding all the knowledge.
- Administer our organization-wide tools (Google Workspace, Slack, Asana and 15Five), along with our tech budget, vendors and renewals.
- Help each team own the tools it uses by building up subject matter experts on that team and making sure how-tos are easy to find.
- Recommend new tools, retire ones we have outgrown, and keep our accounts and data secure.
Make our operations simpler: Make it easy for the team to find the information and resources they need on their own.
- Look across finance, people and tech processes for steps to automate, streamline or outsource, especially reminders and handoffs that depend on one person.
- Keep the Resource Hub and process documentation current so the team can find answers on their own.
WHO WILL THRIVE IN THIS ROLE
We are looking for more than just hard skills; we want teammates who will add value to our organizational culture by bringing these mindsets to their work:
- Collaborative: Partners with others to get better results and helps teams build their own expertise.
- Relationship builder: Leads with a people-first mindset and builds trusting relationships with teammates, managers and vendors.
- Resourceful: Finds practical solutions with the tools and budget we have.
- Detail-oriented: Pays close attention to numbers, contracts and compliance.
- Strategic thinker: Anticipates what the team will need next month and next year, and plans for it.
- Initiative: Spots a broken process and fixes it without waiting to be asked.
- Adaptable: Adjusts easily as priorities and circumstances change.
- Connected to our mission: Something in your own life experience drives your passion for Tilting Futures's mission and vision.
The following skills are required:
- 4+ years of experience in operations, finance or business operations, ideally at a nonprofit.
- Working knowledge of nonprofit finance and accounting, including month-end close, budgeting and audit preparation.
- Experience managing outside vendors, such as accountants, benefits providers or IT partners, including pushing back when the work is not right.
- Strong project management skills, with experience running recurring processes that involve several teams.
- Comfort with technology: you learn new tools quickly and can talk through options with vendors and IT partners.
- Advanced spreadsheet skills (formulas, pivot tables) and experience with accounting and payment tools such as QuickBooks Online and Bill.com.
- Clear written and verbal communication, including explaining budgets and benefits in plain terms.
- Commitment to aligning our operational practices with our values, especially around diversity, equity, inclusion and accessibility.
Bonus points if have/are:
- Experience administering benefits and HR compliance.
- Experience with an HRIS, an applicant tracking system, or staff engagement tool.
- Experience using automation and AI tools to simplify routine work.
YOUR LEGACY
Build the systems that help our lean team spend its time on our mission. A year from now, you have democratized information across the organization, and no tool or process depends on one person.
A DAY IN THE LIFE
Morning
You start the day working with our outside accountants to finish month-end close, then share the budget-to-actuals report with the team. Next, you facilitate a kickoff meeting for a new role we are hiring for.
Afternoon
You start the afternoon by welcoming a new teammate on their first day. Their laptop, accounts and paperwork are ready, and you check in with their manager on a plan for their first few weeks. Later, you meet with the two team experts for one of our department tools to plan a workflow they want to automate.
Before Signing Off
A software renewal came in this week. You compare the price with how much the team actually uses the tool and recommend whether to renew, downgrade or cancel. Then you update the Resource Hub with a new cybersecurity process.
Tilting Futures is an equal opportunity employer. We know a diverse team produces the best results and we believe our team should reflect the diversity of leadership we aim to inspire. Applicants who contribute to this diversity are strongly encouraged to apply.
Originally posted on Himalayas
Los empleadores en JOBUS nunca le pedirán pagar, comprar equipo ni compartir datos bancarios o de Seguro Social antes de una oferta formal. Confianza y seguridad