Pasante de Finanzas y Administración
Finance & Administration Intern
- New York, NY
- $19.14 – $22.43 por hora
- Medio tiempo
- Publicado hace 6 días
Se postulará en el sitio web original.
Sobre este empleo
Agencia
DEPT OF DESIGN & CONSTRUCTION
Descripción del puesto
Horario: Tiempo parcial - 35 horas Lugar de trabajo: 30-30 Thomson Avenue, LIC, NY 11101 Los asistentes universitarios pueden trabajar hasta 17 horas por semana durante el año escolar y tiempo completo (35 horas) durante el verano. Tenga en cuenta que debe ser estudiante inscrito en una universidad o escuela de posgrado acreditada para ser elegible para el puesto. El Departamento de Diseño y Construcción de la Ciudad de Nueva York busca un pasante de nivel universitario para apoyar al equipo de Finanzas y Administración de la Oficina del Comisionado Adjunto de TI, Análisis de Datos y Control de Proyectos. Bajo la supervisión del Director de Finanzas y Administración, el pasante brindará apoyo administrativo y analítico en tres áreas principales: gestión del inventario de equipos y activos, documentación de políticas y Procedimientos Operativos Estándar (SOP) y seguimiento del presupuesto. Esta es una oportunidad práctica para que un estudiante de cualquier campo de estudio, con interés en el servicio público o el gobierno local, conozca directamente cómo una agencia de capital de NYC gestiona sus operaciones internas, el proceso de adquisiciones y el presupuesto; trabajará junto al personal administrativo y financiero del equipo en tareas reales y en curso. El pasante trabajará estrechamente con el equipo de Finanzas y Administración y tendrá la oportunidad de desarrollar habilidades prácticas en presupuestación del sector público, adquisiciones y herramientas de datos como Excel y Airtable, con orientación y mentoría de personal experimentado durante toda la asignación. Este puesto brinda acceso a registros internos relacionados con presupuesto, adquisiciones y personal, que se espera que el pasante maneje de manera profesional. Responsabilidades • Ayudar a desarrollar y mantener el rastreador de activos de TI de la división, una base de datos de hardware y equipos que incluye laptops, computadoras de escritorio, tabletas y monitores, manteniendo actualizados y precisos los registros de dispositivos, asignaciones al personal y órdenes de compra. • Apoyar las auditorías periódicas de conciliación, comparando los equipos registrados con los que se tienen disponibles, y ayudar a resolver discrepancias. • Ayudar a dar seguimiento al hardware nuevo desde la orden de compra hasta la entrega y asignación al personal. • Ayudar a redactar y dar formato a nuevos documentos de procesos internos —que abarquen flujos de trabajo como la incorporación o salida de empleados, o la recepción de solicitudes de adquisición— utilizando la plantilla y el estilo de políticas establecidos por el equipo. • Ayudar a mantener organizada y con un formato coherente la creciente biblioteca de documentos de procesos internos de la división. • Ayudar con las hojas de cálculo para el seguimiento del presupuesto de Servicios Personales / Otros Servicios que no son Personales (PS/OTPS), señalando las variaciones para su revisión. • Ayudar a organizar y archivar la documentación de respaldo interna sobre presupuesto y adquisiciones. • Ayudar a ingresar y mantener datos en sistemas administrativos de seguimiento, incluidos el listado del personal y el seguimiento de acciones de Recursos Humanos. • Brindar apoyo básico de investigación (por ejemplo, comparaciones de proveedores o tarifas) y ayudar a preparar materiales para reuniones internas del equipo. Además, las credenciales educativas deben provenir de una institución acreditada reconocida por el Departamento de Educación de EE. UU. Las credenciales de instituciones extranjeras requieren una verificación de equivalencia independiente por parte de un servicio de evaluación aprobado. Hay una lista de proveedores (se aplican cargos) disponible en: https://www.nyc.gov/assets/dcas/downloads/pdf/employment/nyc-dcas-foreign-education-evaluation-guide.pdf. Todos los solicitantes, incluidos los empleados de la Ciudad: Vaya a NYC Government Jobs Explore Careers City of New York, seleccione Search for Open Jobs e ingrese el número de Job ID # indicado arriba. Envíe la solicitud de empleo según se le indique. No presente su solicitud mediante Employee Self-Service (ESS), ni envíe su currículum directamente a DDC por correo electrónico, correo postal o fax.
Requisitos mínimos
Para el Nivel de Asignación I: Estar matriculado en una universidad o escuela de posgrado acreditada. El empleo está condicionado a que continúe siendo estudiante de una universidad o escuela de posgrado. Para el Nivel de Asignación II (Tecnología de la Información): Estar matriculado en una universidad o escuela de posgrado acreditada. El empleo está condicionado a que continúe siendo estudiante de una universidad o escuela de posgrado con un programa de estudios específico en tecnología de la información, informática, sistemas de información gerencial, procesamiento de datos o un campo estrechamente relacionado, que incluya o se complemente con 9 créditos semestrales en un programa de estudios aceptable. Para el Nivel de Asignación III (Becario de Tecnología de la Información): Estar matriculado en una universidad o escuela de posgrado acreditada. El empleo está condicionado a que continúe siendo estudiante de una universidad o escuela de posgrado con un programa de estudios específico en tecnología de la información, informática, sistemas de información gerencial, procesamiento de datos u otra área pertinente a los proyectos de tecnología de la información asignados, que incluya o se complemente con 9 créditos semestrales en un programa de estudios aceptable. Los nombramientos para este Nivel de Asignación serán realizados por el Comité Directivo de Tecnología a través del Departamento de Tecnología de la Información y Telecomunicaciones. NOTA ESPECIAL La antigüedad máxima para todos los Niveles de Asignación en el título de Asistente Universitario es de 6 años. Ningún estudiante podrá trabajar más de media jornada en una semana en la que estén en curso las clases en las que esté inscrito. Los estudiantes podrán trabajar a tiempo completo durante sus períodos de vacaciones.
Habilidades preferidas
• Estar inscrito en un programa de pregrado o posgrado en cualquier campo de estudio, con interés en el servicio público, el gobierno local o las operaciones administrativas. • Curiosidad por las bases de datos y las herramientas de seguimiento como Airtable; no se requiere experiencia previa, ya que se proporcionará capacitación. • Conocimientos básicos de Microsoft Excel y Word, y disposición para desarrollar habilidades más avanzadas (fórmulas, tablas dinámicas, etc.) en el trabajo. • Disposición para aprender herramientas y procesos nuevos, y comodidad al trabajar con datos estructurados y hojas de cálculo. • Comodidad para hacer preguntas y seguir las indicaciones del personal supervisor. • Habilidades de comunicación escrita en desarrollo e interés en mejorar la documentación y la capacidad de redacción.
Residencia
Por lo general, se requiere residir en la ciudad de Nueva York dentro de los 90 días posteriores al nombramiento. Sin embargo, los empleados de la Ciudad en ciertos títulos que hayan trabajado para la Ciudad durante 2 años continuos también podrían ser elegibles para residir en los condados de Nassau, Suffolk, Putnam, Westchester, Rockland u Orange. Para determinar si el requisito de residencia se aplica a usted, consúltelo con el representante de la agencia durante la entrevista.
Anuncio original en inglés
Agency
DEPT OF DESIGN & CONSTRUCTION
Job description
Hours: Part-Time - 35 Hours Work Location: 30-30 Thomson Avenue, LIC, NY 11101 College Aides are permitted to work up to 17 hours per week during the school year, and full time (35 hours) during the summer. Please note you must be a student enrolled in an accredited college or graduate school to be eligible for the position. The New York City Department of Design and Construction is seeking a college-level intern to support the Finance and Administration team within the Office of the Deputy Commissioner of IT, Data Analytics, and Project Controls. Reporting to the Director of Finance and Administration, the intern will provide administrative and analytical support across three focus areas: equipment and asset inventory management, policy and Standard Operating Procedure (SOP) documentation, and budget tracking. This is a hands-on opportunity for a student pursuing any field of study, with an interest in public service or local government, to gain direct exposure to how a NYC capital agency manages its internal operations, procurement pipeline, and budget process — working alongside the team's administrative and financial staff on real, ongoing work. The intern will work closely with the Finance and Administration team and will have the opportunity to build practical skills in public-sector budgeting, procurement, and data tools such as Excel and Airtable, with guidance and mentorship from experienced staff throughout the assignment. This role includes exposure to internal budget, procurement, and personnel-related records, which the intern will be expected to handle professionally. Responsibilities • Help build out and maintain the division's IT Asset Tracker, a hardware and equipment database covering laptops, desktops, tablets, and monitors — keeping device, staff assignment, and purchase order records current and accurate. • Support periodic reconciliation audits comparing tracked equipment against what's on hand and help resolve discrepancies. • Help track new hardware from purchase order through delivery and assignment to staff. • Assist in drafting and formatting new internal process documents — covering workflows such as onboarding/offboarding or procurement intake — using the team's established policy template and style. • Help keep the division's growing library of internal process documents organized and consistently formatted. • Assist with Personal Services / Other Than Personal Services (PS/OTPS) budget tracking spreadsheets, flagging variances for review. • Help organize and file internal budget and procurement backup documentation. • Assist with data entry and maintenance of administrative tracking systems, including the staff roster and HR action tracking. • Provide light research support (e.g., vendor or rate comparisons) and help prepare materials for internal team meetings. Additionally, educational credentials must be from a U.S. Department of Education-recognized accredited institution. Credentials from foreign institutions require independent equivalency verification from an approved evaluation service. A list of providers (fees apply) is available at: https://www.nyc.gov/assets/dcas/downloads/pdf/employment/nyc-dcas-foreign-education-evaluation-guide.pdf. All applicants, including City Employees: Please go to NYC Government Jobs Explore Careers City of New York, go to Search for Open Jobs, and type in the Job ID # listed above. Submit job application as prompted. Do not apply via Employee Self-Service (ESS), e-mail, mail, or fax your resume to DDC directly.
Minimum qualifications
For Assignment Level I: Matriculation at an accredited college or graduate school. Employment is conditioned upon continuance as a student in a college or graduate school. For Assignment Level II (Information Technology): Matriculation at an accredited college or graduate school. Employment is conditioned upon continuance as a student in a college or graduate school with a specific course of study in information technology, computer science, management information systems, data processing, or closely related field, including or supplemented by 9 semester credits in an acceptable course of study. For Assignment Level III (Information Technology Fellow): Matriculation at an accredited college or graduate school. Employment is conditioned upon continuance as a student in a college or graduate school with a specific course of study in information technology, computer science, management information systems, data processing, or other area relevant to the information technology project(s) assigned, including or supplemented by 9 semester credits in an acceptable course of study. Appointments to this Assignment Level will be made by the Technology Steering Committee through the Department of Information Technology and Telecommunications. SPECIAL NOTE Maximum tenure for all Assignment Levels in the title of College Aide is 6 years. No student shall be employed more than half-time in any week in which classes in which the student is enrolled are in session. Students may be employed full-time during their vacation periods.
Preferred skills
• Enrolled in an undergraduate or graduate program in any field of study, with an interest in public service, local government, or administrative operations. • Curiosity about databases and tracking tools like Airtable — no prior experience required; training provided. • Basic familiarity with Microsoft Excel and Word, with a willingness to build more advanced skills (formulas, pivot tables, etc.) on the job. • Willingness to learn new tools and processes, and comfort working with structured data and spreadsheets. • Comfortable asking questions and taking direction from supervising staff. • Developing written communication skills, with an interest in improving documentation and writing ability.
Residency
New York City residency is generally required within 90 days of appointment. However, City Employees in certain titles who have worked for the City for 2 continuous years may also be eligible to reside in Nassau, Suffolk, Putnam, Westchester, Rockland, or Orange County. To determine if the residency requirement applies to you, please discuss with the agency representative at the time of interview.
Los empleadores en JOBUS nunca le pedirán pagar, comprar equipo ni compartir datos bancarios o de Seguro Social antes de una oferta formal. Confianza y seguridad