Coordinador/a de Grupos - 100% remoto (solo en EE. UU. y estados elegibles) Groups Coordinator - 100% Remote (US & Eligible States Only)
- Remoto (EE. UU.)
- $18.50 – $19.00 por hora
- Tiempo completo
- Publicado hace 3 horas
Se postulará en el sitio web original.
Sobre este empleo
UBICACIÓN: 100% remoto – solo en EE. UU. y estados elegibles
ESTATUS FLSA: NO EXENTO, TIEMPO COMPLETO
SOBRE AVOYA
Avoya Travel está transformando la forma en que las personas planifican y reservan sus vacaciones al conectar a los viajeros con profesionales expertos en viajes a través de nuestra plataforma innovadora. Somos una de las empresas de viajes de más rápido crecimiento de Norteamérica y ofrecemos un servicio excepcional, ofertas exclusivas y experiencias de viaje memorables.
A nuestro equipo lo une la pasión por explorar, brindar servicio y lograr resultados extraordinarios. Ofrecemos remuneración y beneficios competitivos, opciones flexibles de trabajo remoto e híbrido, oportunidades de aprendizaje continuo y generosos beneficios de viaje, todo dentro de una cultura divertida, solidaria y colaborativa enfocada en el bienestar y el equilibrio entre el trabajo y la vida personal.
Buscamos personas talentosas que prosperen en entornos innovadores y orientados al trabajo en equipo para unirse a nuestra organización en crecimiento.
SOBRE LA OPORTUNIDAD
¿Te desenvuelves bien en un entorno dinámico y orientado a los detalles, donde la organización, la comunicación y la resolución de problemas son fundamentales? Como Coordinador/a de Grupos, desempeñarás un papel importante en el apoyo a nuestro Departamento de Grupos, ayudando a gestionar reservas de viajes grupales, mantener registros precisos, coordinar las comunicaciones con proveedores y garantizar una experiencia fluida para nuestras agencias independientes y nuestros proveedores asociados.
En este puesto, serás un punto de contacto central para las operaciones de viajes grupales y trabajarás de cerca con equipos internos, proveedores y agencias para supervisar reservas, gestionar documentación, dar seguimiento a plazos y apoyar oportunidades grupales que generen ingresos. Tu capacidad para mantenerte organizado/a, comunicarte de manera efectiva y gestionar varias prioridades contribuirá directamente al éxito de nuestros programas de viajes grupales.
Buscamos a una persona enfocada en el cliente, muy organizada y apasionada por ofrecer un servicio excepcional. La persona ideal disfruta trabajar de manera independiente, cuenta con sólidas habilidades analíticas y administrativas, y se siente cómoda usando varios sistemas sin dejar de mantener un alto nivel de precisión. La experiencia en la industria de viajes y el conocimiento de las operaciones de viajes grupales son una ventaja.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES ESENCIALES
- Ser el principal punto de contacto del Departamento de Grupos y brindar apoyo oportuno y profesional a agencias independientes, proveedores y equipos internos.
- Revisar, mantener y actualizar los registros de viajes grupales para garantizar que las reservas, los precios, las comisiones y los pagos coincidan con las facturas de los proveedores; identificar discrepancias y notificarlas a las agencias independientes para que las resuelvan directamente con los proveedores.
- Solicitar y gestionar facturas, confirmaciones e informes de proveedores a través de portales de proveedores o mediante comunicación directa, y asegurarse de obtener informes precisos y enviarlos a las personas correspondientes.
- Supervisar las notificaciones y facturas recibidas de los proveedores; comunicar las novedades, los cambios y los plazos de los grupos al equipo de Grupos y/o a las agencias independientes, según sea necesario.
- Dar seguimiento a los plazos de los proveedores relacionados con pagos, información faltante o acciones requeridas para respaldar las políticas de grupos y prevenir problemas de servicio al cliente.
- Gestionar la bandeja de entrada compartida de soporte para grupos y las solicitudes de apoyo del departamento, responder consultas habituales y escalar los asuntos complejos según corresponda.
- Gestionar reservas revisando las políticas de combinabilidad y de los proveedores, y trasladando las reservas elegibles a los grupos correspondientes; garantizar la precisión de los registros de grupos y maximizar las oportunidades de inventario e ingresos.
- Identificar posibles oportunidades para nuevos grupos y recomendar estrategias para aumentar los ingresos.
- Fomentar relaciones positivas con proveedores y agencias independientes mediante una comunicación profesional y enfocada en encontrar soluciones.
- Ayudar a crear grupos, revisar reservas para determinar si pueden incluirse en un grupo y mantener los datos, el inventario, los precios, las amenidades y las actualizaciones de itinerarios de los grupos.
- Colaborar con colegas y líderes para comunicar cambios en las políticas, problemas recurrentes y recomendaciones de mejora de procesos.
- Mantener conocimientos especializados sobre las políticas de grupos de Avoya, las pautas para grupos de afinidad y las políticas de grupos de los proveedores asignados, y garantizar el cumplimiento y la aplicación uniforme en todas las iniciativas de grupos.
- Asignar códigos internos de referencia de grupos y organizar la documentación de los grupos para respaldar los procesos de informes, contabilidad y conciliación.
- Apoyar a las agencias independientes con sus grupos privados de afinidad y asegurarse de que comprendan y cumplan las políticas de grupos de los proveedores.
- Apoyar proyectos especiales e iniciativas puntuales, mantener registros organizados y participar en reuniones y capacitaciones del equipo para ampliar los conocimientos sobre proveedores y grupos.
HABILIDADES, CONOCIMIENTOS Y CAPACIDADES REQUERIDOS
- Sólidas habilidades de organización y gestión del tiempo, con capacidad para gestionar varias prioridades simultáneamente.
- Excelente atención a los detalles y compromiso con la precisión de los datos.
- Sólidas habilidades de comunicación oral y escrita.
- Enfoque centrado en el cliente y capacidad para resolver problemas.
- Dominio de las aplicaciones de Microsoft Office, incluidas Outlook, Excel, Word y Team
- Capacidad para trabajar de manera independiente en un entorno remoto y mantener la productividad y la responsabilidad.
- Sólidas habilidades analíticas, de seguimiento financiero y de mantenimiento de registros.
- Capacidad para mantener la productividad y la confidencialidad en un entorno de trabajo remoto o híbrido, lo que incluye:
- Distracciones mínimas
- Conexión confiable a Internet
- Comunicación continua con los líderes
- Cuidado infantil o de personas mayores confiable, cuando corresponda
- Apariencia y presentación profesionales tanto en reuniones virtuales como presenciales.
EXPERIENCIA Y/O EDUCACIÓN
- Mínimo de dos (2) años de experiencia en un puesto similar de administración, operaciones, viajes o atención al cliente.
- Experiencia en la industria de viajes y familiaridad con las operaciones de viajes grupales.
- Conocimiento de destinos, programas de proveedores y tendencias de la industria de viajes.
- Se prefiere experiencia en relaciones con proveedores y sistemas de reservas.
REQUISITOS FÍSICOS
- Capacidad para trabajar con un horario flexible cuando sea necesario para atender las necesidades del negocio.
- Capacidad para trabajar principalmente en una posición sedentaria utilizando una computadora, teclado, teléfono y tecnología para videoconferencias.
- Capacidad para comunicarse eficazmente en inglés en persona, por teléfono y a través de plataformas de reuniones virtuales.
- Capacidad para recibir, transportar e instalar de manera segura el equipo proporcionado por la empresa, incluidos una computadora portátil, un monitor, un teclado, auriculares y periféricos relacionados.
Si bien alentamos a los empleados a postularse incluso si no cumplen con todos los requisitos indicados, tengan en cuenta que a los candidatos internos que necesiten capacitación o desarrollo adicional se les puede ofrecer un salario inicial en el extremo inferior o por debajo del rango establecido. Esta flexibilidad nos permite priorizar su crecimiento profesional y, al mismo tiempo, garantizar que la remuneración corresponda al nivel de experiencia actual que aportan al puesto.
Avoya Travel ofrece remuneración competitiva, horarios flexibles (presencial, híbrido y remoto —solo en EE. UU. y estados elegibles—) y beneficios integrales, incluidos cobertura médica, dental y de visión, además de una amplia gama de coberturas complementarias, disponibles para empleados de tiempo completo a partir del primer día del mes siguiente a la contratación. También ofrecemos un plan 401(k) con una contribución equivalente del empleador del 4%, derechos adquiridos inmediatos y descuentos en viajes.
Para los empleados presenciales o híbridos, nuestra oficina de San Marcos ofrece un código de vestimenta informal, escritorios de pie, refrigerios y bebidas de cortesía, una sala de juegos para empleados y una sala de bienestar y relajación.
Avoya se enorgullece de ser un empleador que ofrece igualdad de oportunidades y está comprometido con la diversidad y la inclusión. Todas las personas solicitantes calificadas reciben consideración sin importar ninguna característica protegida.
\Usamos E‑Verify, verificamos referencias profesionales y realizamos verificaciones de antecedentes; además, como condición de empleo, se requiere un acuerdo de arbitraje.
De lunes a viernes
8:00 a. m. a 4:30 p. m.
Algunos sábados
Publicado originalmente en Himalayas
Anuncio original en inglés
LOCATION: 100% Remote – US Only & Eligible States
FLSA STATUS: NON-EXEMPT, FULL-TIME
ABOUT AVOYA
Avoya Travel is transforming how people plan and book vacations by connecting travelers with expert travel professionals through our innovative platform. We’re one of North America’s fastest‑growing travel companies, delivering exceptional service, exclusive offers, and memorable travel experiences.
Our team shares a passion for exploration, service, and achieving remarkable results. We offer competitive pay and benefits, flexible remote and hybrid work options, ongoing learning opportunities, and generous travel perks—all within a fun, supportive, and collaborative culture focused on wellness and work/life balance.
We’re looking for talented individuals who thrive in innovative, team‑oriented environments to join our growing organization.
ABOUT THE OPPORTUNITY
Do you thrive in a detail-oriented, fast-paced environment where organization, communication, and problem-solving are key? As a Groups Coordinator, you'll play an important role in supporting our Groups Department by helping manage group travel bookings, maintaining accurate records, coordinating vendor communications, and ensuring a seamless experience for our Independent Agencies and supplier partners.
In this role, you'll serve as a central point of contact for group travel operations, working closely with internal teams, vendors, and agencies to monitor bookings, manage documentation, track deadlines, and support revenue-generating group opportunities. Your ability to stay organized, communicate effectively, and manage multiple priorities will directly contribute to the success of our group travel programs.
We're looking for someone who is customer-focused, highly organized, and passionate about delivering exceptional service. The ideal candidate enjoys working independently, has strong analytical and administrative skills, and is comfortable navigating multiple systems while maintaining a high level of accuracy. Travel industry experience and familiarity with group travel operations are a plus.
ESSENTIAL DUTIES AND RESPONSIBILITIES
- Serve as a primary point of contact for the Group Department, providing timely, professional support to independent agencies, vendors, and internal teams.
- Review, maintain, and update group travel records to ensure bookings, pricing, commissions, and payments align with vendor invoices; identify discrepancies and notify independent agencies for vendor-facing resolution.
- Request and manage vendor invoices, confirmations, and reports through supplier portals or direct communication, ensuring accurate reporting is obtained and routed to the appropriate recipients.
- Monitor incoming vendor notifications and invoices; communicate group updates, changes, and deadlines to Groups team and / or independent agencies as needed.
- Track vendor deadlines related to payments, missing information, or required actions to support group policy and prevent customer service issues.
- Manage the shared group support inbox and departmental support requests, responding to routine inquiries and escalating complex issues appropriately.
- Manage bookings by reviewing combinability and vendor policies and moving eligible bookings into the appropriate groups, ensuring accurate group records and maximizing inventory and revenue opportunities.
- Identify potential new group opportunities and recommend strategies to increase revenue.
- Foster positive relationships with vendors and independent agencies through professional, solution-focused communication
- Assist with group creation, booking review for potential group inclusion, and maintenance of group data, inventory, pricing, amenities, and itinerary updates.
- Collaborate with peers and leadership to communicate policy changes, recurring issues, and process improvement recommendations.
- Maintain expertise in Avoya Group Policies, Affinity Group Guidelines, and assigned vendor group policies, ensuring compliance and consistent application across all group initiatives.
- Assign internal group reference codes and organize group documentation to support reporting, accounting, and reconciliation processes.
- Support independent agencies with their private affinity groups and ensure they understand and adhere to vendor group policies.
- Support special projects and ad-hoc initiatives, maintain organized records, and participate in team meetings and training to build vendor and group expertise.
REQUIRED SKILLS, KNOWLEDGE & ABILITIES
- Strong organizational and time-management skills with the ability to manage multiple priorities simultaneously.
- Excellent attention to detail and commitment to data accuracy.
- Strong written and verbal communication skills.
- Customer-focused mindset and problem-solving abilities.
- Proficiency with Microsoft Office applications, including Outlook, Excel, Word, and Team
- Ability to work independently in a remote environment while maintaining productivity and accountability
- Strong analytical, financial tracking, and recordkeeping skills
- Ability to maintain productivity and confidentiality in a remote or hybrid work environment, including:
- Minimal distractions
- Reliable internet connectivity
- Ongoing communication with leadership
- Reliable childcare/eldercare when applicable
- Professional appearance and presentation in both virtual and in‑person meetings.
EXPERIENCE AND/OR EDUCATION
- Minimum of two (2) years of experience in a similar administrative, operations, travel, or customer-support role.
- Travel industry experience and familiarity with group travel operations.
- Knowledge of destinations, supplier programs, and travel industry trends.
- Experience working with vendor relationships and booking systems is preferred.
PHYSICAL REQUIREMENTS
- Ability to work a flexible schedule when necessary to support business needs.
- Ability to work in a predominantly sedentary position utilizing a computer, keyboard, telephone, and video conferencing technology.
- Ability to communicate effectively in English in person, by telephone, and through virtual meeting platforms.
- Ability to safely receive, transport, and set up company-issued equipment including a laptop, monitor, keyboard, headset, and related peripherals.
While we encourage employees to apply even if they don't meet every listed qualification, please be aware that internal candidates who require additional training or development may be offered a starting salary at the lower end of or below the established range. This flexibility allows us to prioritize your career growth while ensuring the compensation remains aligned with the current level of experience brought to the role.
Avoya Travel offers competitive pay, flexible schedules (in‑office, hybrid, and remote-US only and eligible states), and comprehensive benefits- including medical, dental, vision, and a wide range of ancillary coverages—available to full‑time employees starting the first of the month after hire. We also provide a 401(k) with 4% employer match, immediate vesting and travel discounts.
For in‑office or hybrid employees, our San Marcos office features a casual dress code, stand‑up desks, complimentary snacks and beverages, an employee arcade, and a wellness/relaxation room.
Avoya is proud to be an equal opportunity employer committed to diversity and inclusion. All qualified applicants receive consideration without regard to any protected characteristic.
\We use E‑Verify, conduct professional references and background checks, and require an arbitration agreement as a condition of employment.
Monday to Friday
8:00am to 4:30pm
Occasional Saturday's
Originally posted on Himalayas
Los empleadores en JOBUS nunca le pedirán pagar, comprar equipo ni compartir datos bancarios o de Seguro Social antes de una oferta formal. Confianza y seguridad