Coordinador/a de Operaciones de Digitalización, Oficina de Estadísticas Vitales
Scanning Operator Coordinator, Bureau of Vital Statistics
- New York, NY
- $46,503 – $54,531 por año
- Tiempo completo
- Publicado hace 1 semana
Se postulará en el sitio web original.
Sobre este empleo
Agencia
DEPT OF HEALTH/MENTAL HYGIENE
Descripción del puesto
**Abierto únicamente a quienes tengan un nombramiento permanente en el título de Clerical Associate. La Oficina de Estadísticas Vitales es responsable de registrar y certificar todos los nacimientos, fallecimientos y las interrupciones espontáneas e inducidas del embarazo en NYC. La oficina emite, analiza e informa sobre 285,000 eventos vitales cada año. Es una operación de atención al cliente muy grande que presta servicios de certificación de defunciones las 24 horas del día, los 7 días de la semana; emite más de 900,000 copias certificadas de registros de nacimiento y defunción, y atiende cientos de solicitudes de datos al año. Las funciones incluirán, entre otras: - Trabajar con el director y el equipo directivo de la Unidad de Gestión de Registros para identificar áreas de mejora y agilizar procesos con el fin de mejorar la gestión de registros e información. Describir el proceso de trabajo actual y proponer cambios para mejorarlo, utilizando datos que respalden dichos cambios. Coordinar y preparar actividades de digitalización de documentos; escanear, organizar, indexar, cargar y archivar documentos, y preparar conjuntos de registros para su digitalización, incluida la asignación de metadatos, el control de calidad y la asignación de calendarios de conservación de registros. - Planificar, organizar, revisar y coordinar los controles de calidad, y mantenerlos para toda la información de Gestión de Registros, ya sea electrónica o en papel. Desempeñarse como coordinador/a de soluciones de digitalización y brindar instrucciones claras y detalladas sobre los siguientes pasos, así como asistencia relacionada con los proyectos, las operaciones y los procedimientos de Gestión de Registros, incluido el cambio de un sistema de gestión de registros en papel a uno electrónico. Esto incluye proporcionar orientación por escrito en lenguaje claro y cortés. - Elaborar y proporcionar a la gerencia informes periódicos de producción sobre todas las actividades de digitalización y producción de Gestión de Registros. Procesar registros e información, lo que incluye clasificar, codificar, ingresar, modificar, eliminar, archivar y recuperar datos; crear archivos nuevos y nuevos sistemas de archivo; mantener el control de los datos y realizar seguimiento para mantener la continuidad de las operaciones; depurar y eliminar datos o registros de acuerdo con las políticas y directrices. - Coordinar los procesos del flujo de trabajo, garantizar que se apliquen y respeten las normas de digitalización de documentos, evaluar los volúmenes diarios de producción y servir de enlace con OVRD/OVRS en relación con las actividades de Gestión de Registros. Coordinar la recuperación y el procesamiento de documentos sellados de las bóvedas de Gestión de Registros de NYC cuando se soliciten para una revisión administrativa o por orden judicial. - Acceder al área segura donde se almacena el papel de seguridad y asignarlo al personal que imprime certificados; conciliar el uso del papel de seguridad y garantizar que todo el papel sin usar se devuelva al área segura y que se sigan todos los protocolos de seguridad. Probar correcciones y actualizaciones/mejoras de los sistemas de TI. Informar a TI y a la dirección de BVS sobre los resultados de las pruebas. - Crear tickets e informar cualquier problema de TI que afecte la productividad y las operaciones diarias. Esto incluye problemas con el sistema de bases de datos eVital, Documentum, las aplicaciones de MS Office, las impresoras y los escáneres. Apoyar el mantenimiento o la puesta en marcha rápida de actividades de respuesta ante todo tipo de incidentes posibles, incluidas tormentas, pandemias y otras emergencias. Por qué debería trabajar con nosotros: - Condonación de préstamos: Como posible empleado/a de City of New York, podría reunir los requisitos para programas federales o estatales de condonación de préstamos y asistencia para el pago que reducen sus pagos o incluso condonan la totalidad de su saldo. Para obtener más información, visite el sitio web del Departamento de Educación de EE. UU. (https://studentaid.gov/pslf/) - Beneficios: Los empleados de la ciudad tienen derecho a beneficios excepcionales, como: o un plan de seguro médico sin prima que, según una evaluación de 2024, permite a los empleados ahorrar más de $10K al año. o podrían ofrecerse beneficios adicionales de salud, acondicionamiento físico y financieros según el sindicato o fondo de beneficios asociado al puesto. o un plan de pensión de beneficios definidos del sector público con pagos mensuales estables durante la jubilación. o un programa de ahorro con impuestos diferidos y o un sólido Programa de Bienestar en el Lugar de Trabajo que ofrece recursos y oportunidades para que se mantenga saludable mientras presta servicios a los neoyorquinos. - Política de trabajo desde casa: Según el puesto, es posible que pueda trabajar desde casa hasta dos días durante la semana. - Seguridad laboral: podría disfrutar de mayor seguridad laboral que en el empleo del sector privado y contribuir a que NYC sea un lugar saludable para vivir y trabajar. Fundado en 1805, el Departamento de Salud e Higiene Mental de la Ciudad de Nueva York (NYC Health Department) es el departamento de salud más antiguo y grande de EE. UU. y se dedica a proteger y mejorar la salud de NYC. Nuestra misión es proteger la salud de cada residente y fomentar una ciudad donde todos puedan alcanzar su nivel óptimo de salud, sin importar su edad, antecedentes o ubicación. Ofrecemos una amplia variedad de programas y servicios centrados en alimentos y nutrición, apoyo para dejar el tabaco, prevención de enfermedades crónicas, tratamiento del VIH/SIDA, salud familiar e infantil, salud ambiental, salud mental e iniciativas de justicia social. Como principal estratega de salud poblacional y autoridad en políticas de NYC, y con una rica trayectoria de iniciativas de salud pública y avances científicos —desde la respuesta al brote de fiebre amarilla de 1822 hasta la pandemia de COVID-19—, somos líderes mundiales en innovación y experiencia en salud pública. ¡Únase a nosotros y ayude a continuar nuestros esfuerzos para marcar una diferencia en la vida de todos los neoyorquinos! El NYC Health Department es un empleador inclusivo que ofrece igualdad de oportunidades y se compromete a brindar acceso y adaptaciones razonables a todas las personas. Para solicitar una adaptación razonable para participar en el proceso de solicitud de empleo o entrevista, comuníquese con Sye-Eun Ahn, directora de la Oficina de Igualdad de Oportunidades en el Empleo, en sahn1@health.nyc.gov o al 347-396-6549.
Requisitos mínimos
Requisitos de elegibilidad Diploma de escuela secundaria de cuatro años o su equivalente educativo, aprobado por el departamento de educación de un estado o una organización de acreditación reconocida, y un año de experiencia administrativa satisfactoria. Requisito de habilidades Familiaridad con el teclado y capacidad para escribir un mínimo de 100 pulsaciones de teclas (20 palabras) por minuto.
Residencia
Por lo general, se exige residir en la Ciudad de Nueva York dentro de los 90 días posteriores al nombramiento. Sin embargo, los empleados de la ciudad en ciertos títulos que hayan trabajado para la ciudad durante 2 años consecutivos también podrían reunir los requisitos para residir en los condados de Nassau, Suffolk, Putnam, Westchester, Rockland u Orange. Para determinar si el requisito de residencia se aplica a usted, consúltelo con el representante de la agencia durante la entrevista.
Anuncio original en inglés
Agency
DEPT OF HEALTH/MENTAL HYGIENE
Job description
**Open to those permanent in the Clerical Associate title only. The Bureau of Vital Statistics is responsible for registering and certifying all birth, deaths, spontaneous and induced terminations of pregnancy in NYC. The bureau issues, analyzes and reports on 285,000 vital events each year. The bureau is a very large customer service operation, providing death certification services on a 24/7 basis, issuing more than 900,000 certified copies of birth and death records, and fulfilling hundreds of data requests annually. Duties will include but not be limited to: - Work with the Records Management Unit director and leadership to identify areas for improvement and streamlining processes to improve Records and Information Management. Characterize the current work process and propose changes for improving the process, using data to support changes. Coordinate and prepare document imaging events, scan, organize, index, upload, archive, and prep record sets for scanning including metadata, quality assurance, and records schedule assignments. - Plans, organizes, reviews, coordinates, and maintain quality controls for all Records Management electronic and/or paper-based information. Function as Scanning Solutions Coordinator and provide clear, detailed next step instructions and assistance related to RM projects, operations and procedures including the changeover from paper to electronic records management system. This includes providing written guidance in clear and courteous plain language. - Develop and provide management with routine production reports for all RM scanning and production activities. Processes Records and Information to include sorting, coding, entering, modifying, deleting, filing and retrieving data; establishing new files and new filing systems; maintaining control of data and conducts follow-up to maintain continuity of operations; purges and disposes of data/records in accordance with policy and guidelines. - Responsible for coordinating workflow processes, ensuring document scanning standards are practiced and followed, assessment of daily production volumes, and liaison with OVRD/OVRS regarding RM activities. Coordinate the retrieval and processing of sealed documents from the NYC RM vaults as requested for an administrative or court ordered review. - Access secure area where security paper is stored, assign paper to staff who are printing certificates; reconcile security paper usage and ensure that all unused paper is returned to secure area and that all security protocol is followed. Test IT system fixes and updates/enhancements. Report outcome of testing to IT and BVS leadership. - Create tickets and report any IT issues that impact productivity and day to day operations. This includes issues with the eVital database system, Documentum, MS Office applications, printers, and scanners. Support maintaining, or rapidly standing up, response activities across all types of possible incidents, including storms, pandemics, and other emergencies Why you should work for us: - Loan Forgiveness: As a prospective employee of the City of New York, you may be eligible for federal/state loan forgiveness and repayment assistance programs that lessen your payments or even fully forgive your full balance. For more information, please visit the U.S. Department of Education’s website (https://studentaid.gov/pslf/) - Benefits: City employees are entitled to unmatched benefits such as: o a premium-free health insurance plan that saves employees over $10K annually, per a 2024 assessment. o additional health, fitness, and financial benefits may be available based on the position’s associated union/benefit fund. o a public sector defined benefit pension plan with steady monthly payments in retirement. o a tax-deferred savings program and o a robust Worksite Wellness Program that offers resources and opportunities to keep you healthy while serving New Yorkers. - Work From Home Policy: Depending on your position, you may be able to work up to two days during the week from home. - Job Security - you could enjoy more job security compared to private sector employment and be able to contribute to making NYC a healthy place to live and work. Established in 1805, the New York City Department of Health and Mental Hygiene (NYC Health Department) is the oldest and largest health department in the U.S., dedicated to protecting and improving the health of NYC. Our mission is to safeguard the health of every resident and cultivate a city where everyone, regardless of age, background, or location, can achieve their optimal health. We provide a wide array of programs and services focused on food and nutrition, anti-tobacco support, chronic disease prevention, HIV/AIDS treatment, family and child health, environmental health, mental health, and social justice initiatives. As the primary population health strategist and policy authority for NYC, with a rich history of public health initiatives and scientific advancements, from addressing the 1822 yellow fever outbreak to the COVID-19 pandemic, we serve as a global leader in public health innovation and expertise. Come join us and help to continue our efforts in making a difference in the lives of all New Yorkers! The NYC Health Department is an inclusive equal opportunity employer committed to providing access and reasonable accommodation to all individuals. To request reasonable accommodation to participate in the job application or interview process, contact Sye-Eun Ahn, Director of the Office of Equal Employment Opportunity, at sahn1@health.nyc.gov or 347-396-6549.
Minimum qualifications
Qualification Requirements A four-year high school diploma or its educational equivalent approved by a State's department of education or a recognized accrediting organization and one year of satisfactory clerical experience. Skills Requirement Keyboard familiarity with the ability to type at a minimum of 100 key strokes (20 words) per minute.
Residency
New York City residency is generally required within 90 days of appointment. However, City Employees in certain titles who have worked for the City for 2 continuous years may also be eligible to reside in Nassau, Suffolk, Putnam, Westchester, Rockland, or Orange County. To determine if the residency requirement applies to you, please discuss with the agency representative at the time of interview.
Los empleadores en JOBUS nunca le pedirán pagar, comprar equipo ni compartir datos bancarios o de Seguro Social antes de una oferta formal. Confianza y seguridad