Asistente ejecutivo Executive Assistant
- New York, NY
- $77,071 – $105,000 por año
- Tiempo completo
- Publicado hace 3 semanas
Se postulará en el sitio web original.
Sobre este empleo
Agencia
OFICINA DE ADMINISTRACIÓN DE NÓMINA
Descripción del puesto
La Agencia de Servicios de Información Financiera de la Ciudad de Nueva York-Oficina de Administración de Nómina (FISA-OPA) busca a una persona motivada y entusiasta para desempeñarse como Asistente Ejecutivo del Director Ejecutivo Adjunto de Operaciones de Nómina. Con amplio margen para ejercer su criterio independiente, la persona seleccionada brindará asistencia y apoyo a la División de Operaciones de Nómina y será responsable de las siguientes tareas: • Realizar tareas administrativas difíciles y de responsabilidad con confidencialidad y discreción, como programar citas, responder consultas telefónicas, mantener el calendario de Outlook del Director Ejecutivo Adjunto de Operaciones de Nómina, y redactar y preparar documentos; • Redactar y editar cartas, memorandos u otra correspondencia, determinando y comunicando la información requerida mientras ejerce criterio y discreción, y siguiendo las reglas de redacción y los formatos de la agencia; • Brindar asistencia en la planificación y el desarrollo de programas, investigando problemas y recomendando soluciones para ayudar a la gerencia a cumplir sus objetivos dentro del marco normativo; • Mantener el enlace entre dos o más agencias/unidades mediante la obtención y transmisión de información y la provisión de comentarios, a fin de facilitar actividades de cooperación; • Recibir, revisar y dirigir a los visitantes a las oficinas de la agencia, dándoles la bienvenida, haciéndoles preguntas y/o anunciando su llegada, además de proporcionarles información cuando sea posible para ayudarlos a comunicarse con el personal adecuado; • Mantener registros relacionados y un sistema de archivo ordenado; y • Realizar proyectos especiales, según se requiera. Habilidades preferidas: • Excelentes conocimientos de los productos de Microsoft (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, SharePoint y Visio). • Excelentes habilidades de comunicación oral y escrita Información adicional: #O-195 Para postularse: Los solicitantes pueden visitar el sitio web Jobs NYC: www.nyc.gov/jobs y postularse al puesto con ID: 804435. Se tomarán en consideración todas las solicitudes completas, pero solo se contactará a los candidatos seleccionados para una entrevista. Horario/Turno: 35 horas/turno diurno Lugar de trabajo: 5 Manhattan West, New York, NY
Calificaciones mínimas
1. Título de licenciatura de una universidad acreditada y cuatro años de experiencia administrativa/de oficina satisfactoria, de tiempo completo y con responsabilidades progresivamente mayores, que requiera tomar decisiones independientes en relación con la administración o planificación de programas, la asignación de recursos y la programación y asignación del trabajo; de esos cuatro años, 18 meses deben haber sido en una función administrativa, gerencial, ejecutiva o de supervisión. La experiencia de supervisión debe haber consistido en supervisar al personal que realiza trabajo administrativo/de oficina de dificultad superior a moderada; o 2. Título de asociado o 60 créditos semestrales de una universidad acreditada y cinco años de experiencia satisfactoria, de tiempo completo y con responsabilidades progresivamente mayores, como se describe en el punto «1» anterior; de esos cinco años, 18 meses deben haber sido en una función administrativa, gerencial, ejecutiva o de supervisión. La experiencia de supervisión debe haber consistido en supervisar al personal que realiza trabajo administrativo/de oficina de dificultad superior a moderada; o 3. Diploma de escuela secundaria de cuatro años o su equivalente educativo y seis años de experiencia satisfactoria, de tiempo completo y con responsabilidades progresivamente mayores, como se describe en el punto «1» anterior; de esos seis años, 18 meses deben haber sido en una función administrativa, gerencial, ejecutiva o de supervisión. La experiencia de supervisión debe haber consistido en supervisar al personal que realiza trabajo administrativo/de oficina de dificultad superior a moderada; o 4. Educación y/o experiencia equivalente a lo indicado en «1», «2» o «3» anteriores. Sin embargo, todos los candidatos deben contar con los 18 meses de experiencia administrativa, gerencial, ejecutiva o de supervisión que se describen en «1», «2» o «3» anteriores. La educación posterior al nivel de escuela secundaria puede sustituir la experiencia administrativa/de oficina general (pero no la experiencia administrativa, gerencial, ejecutiva o de supervisión descrita en «1», «2» o «3» anteriores) a razón de 30 créditos semestrales de una universidad acreditada por cada 6 meses de experiencia, hasta un máximo de 3½ años.
Residencia
Por lo general, se exige residir en la Ciudad de Nueva York dentro de los 90 días posteriores al nombramiento. Sin embargo, los empleados de la Ciudad que ocupen ciertos títulos y hayan trabajado para la Ciudad durante 2 años consecutivos también podrían reunir los requisitos para residir en los condados de Nassau, Suffolk, Putnam, Westchester, Rockland u Orange. Para determinar si el requisito de residencia se aplica a su caso, consulte con el representante de la agencia durante la entrevista.
Anuncio original en inglés
Agency
OFF OF PAYROLL ADMINISTRATION
Job description
The NYC Financial Information Services Agency-Office of Payroll Administration (FISA-OPA) is seeking a motivated and eager candidate who will serve as the Executive Assistant to the Deputy Executive Director of Payroll Operations. With wide latitude for the exercise of independent judgment, the selected candidate will provide assistance and support to the Payroll Operations Division and will be responsible for the following tasks: • Perform difficult and responsible clerical operations with confidentiality and discretion, such as scheduling appointments, responding to telephone inquiries, maintaining the Deputy Executive Director of Payroll Operations' Outlook calendar, typing and preparing documents; • Draft and edit letters, memos or other correspondence by determining and communicating required information while exercising judgment & discretion, following rules of composition and agency formats; • Provide assistance in program planning and development, by researching problems and recommending solutions, to assist management in meeting goals within regulations; • Maintain liaison between two or more agencies/units by obtaining/conveying information & providing feedback, in order to facilitate cooperative activities; • Receive, screen & direct visitors to agency offices by welcoming, questioning and/or announcing visitors, as well as providing visitors with information, where possible to aid in reaching appropriate staff; • Maintain related records and orderly filing system and; • Perform special projects, as required. Preferred Skills: • Excellent skills with Microsoft products (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, and Visio). • Excellent written and oral communication skills Additional Information: #O-195 To Apply: Applicants may visit the Jobs NYC website: www.nyc.gov/jobs and apply to Job ID: 804435. While all complete applications will be given consideration, only candidates selected for an interview will be contacted. Hours/Shift: 35 Hours/Day Shift Work Location: 5 Manhattan West, New York, NY
Minimum qualifications
1. A baccalaureate degree from an accredited college and four years of satisfactory, full-time progressively responsible clerical/administrative experience requiring independent decision-making concerning program management or planning, allocation for resources and the scheduling and assignment of work, 18 months of which must have been in an administrative, managerial, executive or supervisory capacity. The supervisory work must have been in the supervision of staff performing clerical/administrative work of more than moderate difficulty; or 2. An associate degree or 60 semester credits from an accredited college and five years of satisfactory, full-time progressively responsible experience as described in "1" above, 18 months of which must have been in an administrative, managerial, executive or supervisory capacity. The supervisory work must have been in the supervision of staff performing clerical/administrative work of more than moderate difficulty; or 3. A four-year high school diploma or its educational equivalent and six years of satisfactory, full-time progressively responsible experience as described in "1" above, 18 months of which must have been in an administrative, managerial, executive or supervisory capacity. The supervisory work must have been in the supervision of staff performing clerical/administrative work of more than moderate difficulty; or 4. Education and/or experience equivalent to "1", "2" or "3" above. However, all candidates must possess the 18 months of administrative, managerial, executive or supervisory experience as described in "1", "2" or "3" above. Education above the high school level may be substituted for the general clerical/administrative experience (but not for the administrative, managerial, executive or supervisory experience described in "1", "2" or "3" above) at a rate of 30 semester credits from an accredited college for 6 months of experience up to a maximum of 3½ years.
Residency
New York City residency is generally required within 90 days of appointment. However, City Employees in certain titles who have worked for the City for 2 continuous years may also be eligible to reside in Nassau, Suffolk, Putnam, Westchester, Rockland, or Orange County. To determine if the residency requirement applies to you, please discuss with the agency representative at the time of interview.
Los empleadores en JOBUS nunca le pedirán pagar, comprar equipo ni compartir datos bancarios o de Seguro Social antes de una oferta formal. Confianza y seguridad