GERENTE DE OFICINA
Office Manager
- New York, NY
- $61,656 – $70,904 por año
- Tiempo completo
- Publicado hace 5 días
Se postulará en el sitio web original.
Sobre este empleo
Agencia
HRA/DEPT OF SOCIAL SERVICES
Descripción del puesto
LOS CANDIDATOS DEBEN TENER NOMBRAMIENTO PERMANENTE EN EL TÍTULO DE SERVICIO CIVIL PRINCIPAL ADMINISTRATIVE ASSOCIATE. El Departamento de Servicios Sociales (DSS) está compuesto por las unidades administrativas de la Administración de Recursos Humanos de la Ciudad de Nueva York (HRA) y el Departamento de Servicios para Personas sin Hogar (DHS). HRA se dedica a combatir la pobreza y la desigualdad de ingresos al brindar beneficios esenciales a los neoyorquinos que los necesitan, como asistencia alimentaria y asistencia de emergencia para el alquiler. DHS se compromete a prevenir y abordar la falta de vivienda en la Ciudad de Nueva York mediante diversas estrategias innovadoras que ayudan a familias y personas a salir de los refugios con éxito y recuperar su autosuficiencia lo antes posible. La Administración de Servicios para el VIH/SIDA (HASA) es el programa más integral de su tipo en el país y ayuda a los neoyorquinos que viven con VIH o SIDA a llevar una vida más saludable e independiente. Brindamos asistencia mediante un plan de servicios individualizado que determina los apoyos y beneficios necesarios específicos para la situación médica de cada cliente, con el fin de mejorar su bienestar. HASA ofrece gestión intensiva de casos, asistencia para el alquiler, alojamiento de emergencia y no emergencia, y ayuda para solicitar beneficios y servicios públicos, como Medicaid, cupones de alimentos y asistencia en efectivo. HASA también ofrece servicios vocacionales que preparan a los clientes para trabajar. Con la ayuda de consejeros que identifican las barreras para el empleo, los clientes pueden elegir metas vocacionales y recibir apoyo. Otros servicios de HASA incluyen atención en el hogar y tareas domésticas, evaluaciones de salud mental y consumo de sustancias, derivaciones para tratamiento, asistencia con el transporte, derivaciones a organizaciones comunitarias, y solicitudes y apelaciones de SSI o SSD. Bajo la dirección del Director Administrativo de Servicios Sociales, y con considerable margen para actuar o tomar decisiones de manera independiente, el Principal Administrative Associate II, Gerente de Oficina, realiza labores administrativas y de supervisión complejas y de gran responsabilidad que permiten que los centros de HASA funcionen de manera óptima. La oficina del Gerente de Oficina es un componente esencial del Centro HASA, donde se inician y finalmente se completan diversas responsabilidades, desde solicitar suministros hasta distribuir la nómina, además de una amplia variedad de tareas esenciales para el personal que trabaja en el Centro HASA. La Administración de Servicios para el VIH/SIDA está contratando a un (1) Principal Administrative Associate II para desempeñarse como Gerente de Oficina, quien deberá: - Supervisar las funciones de la oficina del Gerente de Oficina y de su personal (Clerical Associate II, personal temporal de oficina y WEPS), que trabaja como mensajeros, enlaces con el almacén y en diversas funciones de apoyo administrativo, para garantizar que estas personas desempeñen eficazmente todas sus responsabilidades y que las solicitudes de suministros, formularios y mobiliario se concilien correctamente y se tramiten de acuerdo con las especificaciones del almacén. - Servir de enlace con la Office of Staff Resources y la Oficina Central en todos los asuntos de personal, medidas disciplinarias, cargos, bonos de ahorro, beneficios para empleados, etc., para todo el personal ubicado en el Centro HASA. - Servir de enlace con todas las compañías de servicios públicos para evitar cortes de servicios y retiros de medidores, e iniciar cuentas en suspenso por saldos impagos de servicios públicos que la Human Resources Administration no haya pagado. Conciliar diversos informes presupuestarios mediante recapitulación de los fondos sub-imprest, los recibos de los consumidores y los formularios W717, directamente con la Division of Accounts Payable and Recording. - Preparar las hojas de nómina para la distribución mediante cheque o depósito directo y revisar continuamente los registros del personal para modificarlos y reflejar todos los cambios; servir de enlace con la Oficina Central y la Office of Payroll Administration para localizar cheques enviados a una dirección incorrecta y presentar la documentación necesaria para el adelanto de salario cuando se cumplan los criterios. - Actuar como enlace local de Management Information Systems para los sistemas WMS, AIRS y FACTORs: solicitar contraseñas para el personal, capacitarlo en las pantallas de los sistemas y realizar verificaciones de los sistemas de la ubicación según las indicaciones de MIS para corregir fallas del sistema. Horario: 9:00 a. m.-5:00 p. m.
Calificaciones mínimas
1. Título de licenciatura de una institución universitaria acreditada y dos años de experiencia satisfactoria, progresivamente responsable y a tiempo completo en tareas administrativas o de oficina, uno de los cuales debe haber sido en una función administrativa o supervisando personal que realizara trabajo administrativo o de oficina de dificultad superior a moderada; o 2. Título de asociado o 60 créditos semestrales de una institución universitaria acreditada y tres años de experiencia satisfactoria, progresivamente responsable y a tiempo completo en tareas administrativas o de oficina, incluido un año de la experiencia de supervisión administrativa descrita en el punto «1» anterior; o 3. Diploma de escuela secundaria de cuatro años, o su equivalente educativo aprobado por el departamento de educación de un estado o una organización de acreditación reconocida, y cuatro años de experiencia satisfactoria, progresivamente responsable y a tiempo completo en tareas administrativas o de oficina, incluido un año de la experiencia de supervisión administrativa descrita en el punto «1» anterior; o 4. Educación o experiencia equivalente a la descrita en los puntos «1», «2» o «3» anteriores. Sin embargo, todos los candidatos deben tener el año de experiencia administrativa o de supervisión descrito en el punto «1» anterior. La educación posterior al nivel de escuela secundaria puede sustituir la experiencia general en tareas administrativas o de oficina (pero no el año de experiencia administrativa o de supervisión descrito en el punto «1» anterior), a razón de 30 créditos semestrales de una institución universitaria acreditada por 6 meses de experiencia, hasta un máximo de 3 años.
Información adicional
La Human Resources Administration/Department of Social Services ofrece salarios competitivos y los siguientes beneficios: generosos planes de pensión (The New York Employees' Retirement System). Programas de ahorro para la jubilación 401(k) y Roth 457. Bonos de ahorro de EE. UU. Programa de gastos flexibles. Beneficios de salud, cobertura dental y de la vista, y programa de medicamentos recetados. Capacitación y desarrollo profesional. Oportunidad de becas; programa de ahorro para la universidad. Días feriados pagados y generosas vacaciones anuales.
Cómo solicitar
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Residencia
Por lo general, se requiere residir en la Ciudad de Nueva York dentro de los 90 días posteriores al nombramiento. Sin embargo, los empleados de la Ciudad que ocupen ciertos títulos y hayan trabajado para la Ciudad durante 2 años consecutivos también podrían reunir los requisitos para residir en los condados de Nassau, Suffolk, Putnam, Westchester, Rockland u Orange. Para determinar si el requisito de residencia se aplica a usted, consulte con el representante de la agencia durante la entrevista.
Anuncio original en inglés
Agency
HRA/DEPT OF SOCIAL SERVICES
Job description
APPLICANTS MUST BE PERMANENT IN THE PRINCIPAL ADMINISTRATIVE ASSOCIATE CIVIL SERVICE TITLE. The Department of Social Services (DSS) is comprised of the administrative units of the New York City Human Resources Administration (HRA) and the Department of Homeless Services (DHS). HRA is dedicated to fighting poverty and income inequality by providing New Yorkers in need with essential benefits such as Food Assistance and Emergency Rental Assistance. DHS is committed to preventing and addressing homelessness in New York City by employing a variety of innovative strategies to help families and individuals successfully exit shelter and return to self-sufficiency as quickly as possible. The HIV/AIDS Services Administration (HASA) is the most comprehensive program of its kind in the country, helping New Yorkers living with HIV or AIDS live healthier and more independent lives. We assist with an individualized service plan that targets the support and necessary benefits that are specific to a client’s medical situation that will enhance his or her well-being. HASA provides intensive case management, rental assistance, emergency and non-emergency housing, and assistance with applying for public benefits and services including Medicaid, food stamps and cash assistance. HASA also provides vocational services that prepare clients for work. With counselors to help identify barriers to employment, clients can select vocational goals and receive support. Other HASA’s services include home care and homemaking services, mental health and substance abuse screening and treatment referrals, transportation assistance, referrals to community-based organizations, and SSI or SSD applications and appeal. Under the direction of the Administrative Director of Social Services, with considerable latitude for independent action or decision, the Principal Administrative Associate II, Office Manager, performs difficult and responsible supervisory and administrative work, which enables the HASA centers to function optimally. The Office Manager’s office is an essential component within the HASA Center, where diverse responsibilities are initiated and ultimately completed, ranging from the requisition of supplies to the disbursement of payroll, along with a vast assortment of responsibilities that are essential to the staff that function within the HASA Center. HIV/AIDS Services Administration is recruiting for one (1) Principal Administrative Associate II to function as an Office Manager who will: - Supervise the functions of the Office Manager’s office and staff (Clerical Associate II, office temporaries, and WEPS) working as: messengers, stock room liaisons, and in various clerical support capacities to ensure that all responsibilities handled by these individuals is proficient and that requisitions for supplies, forms, and furniture are accurately reconciled and placed according to stock room specifications. - Liaise with Office of Staff Resources and Central Office regarding all personnel issues, disciplinaries, charges, saving bonds, employee benefits, etc., for the entire staff located within the HASA center. - Liaise with all utility companies to prevent utility shut offs, meter removals, and initiates abeyance accounts for unpaid utility balances not paid by Human Resources Administration. Reconcile a variety of budgetary reports through recapitulation for sub-imprest funds, consumer receipts and W717s directly with the Division of Accounts Payable and Recording. - Prepare payroll sheets for check or direct deposit disbursement and reviews staff records on a continuum to amend staff information to reflect all changes; liaisons with Central Office and Office of Payroll Administration to locate misrouted checks and submit necessary documentation for salary advancement if criteria are met. - Act as Management Information Systems site liaison for WMS, AIRS, and FACTORs systems: requests passwords for staff, trains staff on systems screens and performs location system checks as advised by MIS to correct system malfunctions. Hours/Schedule: 9:00a- 5:00p
Minimum qualifications
1. A baccalaureate degree from an accredited college and two years of satisfactory full-time progressively responsible clerical/administrative experience, one year of which must have been in an administrative capacity or supervising staff performing clerical/administrative work of more than moderate difficulty; or 2. An associate degree or 60 semester credits from an accredited college and three years of satisfactory full-time progressively responsible clerical/administrative experience including one year of the administrative supervisory experience described in "1" above; or 3. A four-year high school diploma or its educational equivalent approved by a state’s department of education or a recognized accrediting organization and four years of satisfactory full-time progressively responsible clerical/administrative experience including one year of the administrative supervisory experience as described in "1" above; or 4. Education and/or experience equivalent to "1", "2", or "3" above. However, all candidates must possess the one year of administrative or supervisory experience as described in "1" above. Education above the high school level may be substituted for the general clerical/administrative experience (but not for the one year of administrative or supervisory experience described in "1" above) at a rate of 30 semester credits from an accredited college for 6 months of experience up to a maximum of 3 year.
Additional information
The Human Resources Administration/Department of Social Services offers competitive salaries and the following benefits: Generous Pension Plans (The New York Employees' Retirement System). 401(k) and Roth 457 Retirement Savings Programs. U.S. Savings Bonds Flexible Spending Program. Health Benefits, Dental, Vision Coverage, Prescription Drug Program. Training and Professional Development Opportunity for Scholarship; College Savings Program. Paid Holidays and Generous Annual Leave.
How to apply
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Residency
New York City residency is generally required within 90 days of appointment. However, City Employees in certain titles who have worked for the City for 2 continuous years may also be eligible to reside in Nassau, Suffolk, Putnam, Westchester, Rockland, or Orange County. To determine if the residency requirement applies to you, please discuss with the agency representative at the time of interview.
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