Asistente de oficina
Office Assistant
- New York, NY
- $68,209 – $78,440 por año
- Tiempo completo
- Publicado hace 2 semanas
Se postulará en el sitio web original.
Sobre este empleo
Agencia
DEPARTAMENTO PARA LAS PERSONAS MAYORES
Descripción del puesto
Para que se les considere para el puesto, los candidatos deben ser empleados actuales de la Ciudad y ocupar de forma permanente el título de Principal Administrative Associate, o haber presentado el examen más reciente de servicio civil para Principal Administrative Associate y estar disponibles para ser nombrados a partir de la lista resultante. NYC Aging busca una persona dinámica, motivada y atenta a los detalles para desempeñarse como asistente de oficina en la Oficina Ejecutiva/de la Comisionada. La persona seleccionada será una asistente de confianza que manejará información confidencial y brindará apoyo a la asistente especial de la Comisionada en las actividades cotidianas. Ayudará a planificar, implementar y coordinar iniciativas. La asistente de oficina también será un miembro integral del equipo de la agencia, participará en iniciativas de la agencia y de toda la ciudad, y colaborará con el personal ejecutivo de la agencia y sus altos directivos. La persona seleccionada reportará directamente a la asistente ejecutiva de la Comisionada. Las funciones y responsabilidades incluirán, entre otras, las siguientes: • Ayudar a mantener el calendario de la Comisionada, programar reuniones y coordinar citas con partes interesadas internas y externas. • Coordinar la logística de las reuniones, incluida la preparación de agendas, la recopilación de materiales informativos y la toma de notas, según sea necesario. • Ayudar a coordinar eventos especiales y presentaciones para la oficina ejecutiva. • Dar seguimiento a tareas, proyectos y asuntos pendientes para garantizar que se completen a tiempo. • Mantener archivos, registros y documentación de acuerdo con las políticas y los procedimientos de la agencia. • Coordinar los suministros de oficina con el equipo de la Oficina de Servicios Administrativos Generales (OGAS) y llevar los registros diarios. • Ser el punto de contacto para consultas dirigidas a la oficina de la Comisionada, filtrar llamadas y dirigir las solicitudes al personal correspondiente; supervisar los mensajes de la Comisionada y su buzón de Outlook. • Apoyar la coordinación y comunicación entre la Oficina de la Comisionada y las oficinas de NYC Aging. • Manejar información sensible y confidencial con el máximo nivel de discreción y profesionalismo. • Realizar otras tareas administrativas que se le asignen para apoyar las operaciones de la oficina de la Comisionada.
Requisitos mínimos
1. Licenciatura de una institución universitaria acreditada y tres años de experiencia satisfactoria, a tiempo completo y con responsabilidades progresivas en trabajo administrativo o de oficina, uno de los cuales debe haber sido en una función administrativa o supervisando personal que realice trabajo administrativo o de oficina de dificultad superior a moderada; o 2. Un título de asociado o 60 créditos semestrales de una institución universitaria acreditada y cuatro años de experiencia satisfactoria, a tiempo completo y con responsabilidades progresivas en trabajo administrativo o de oficina, incluido un año de la experiencia administrativa o de supervisión descrita en el punto «1» anterior; o 3. Diploma de escuela secundaria de cuatro años o su equivalente educativo, aprobado por el departamento de educación de un estado o una organización de acreditación reconocida, y cinco años de experiencia satisfactoria, a tiempo completo y con responsabilidades progresivas en trabajo administrativo o de oficina, incluido un año de la experiencia administrativa o de supervisión descrita en el punto «1» anterior; 4. Educación o experiencia equivalente a la descrita en los puntos «1», «2» o «3» anteriores. Sin embargo, todos los candidatos deben contar con el año de experiencia administrativa o de supervisión descrito en el punto «1» anterior. La educación cursada después del nivel de escuela secundaria puede sustituir la experiencia general en trabajo administrativo o de oficina (pero no el año de experiencia administrativa o de supervisión descrito en el punto «1» anterior), a razón de 30 créditos semestrales de una institución universitaria acreditada por cada 6 meses de experiencia, hasta un máximo de 3½ años.
Habilidades preferidas
• Sólidas habilidades de organización y administración del tiempo, con capacidad para manejar varias prioridades. • Excelentes habilidades de comunicación oral y escrita. • Capacidad para manejar información sensible y confidencial con discreción y buen criterio. • Gran atención a los detalles. • Dominio de Microsoft Office Suite (Outlook, Word, Excel, PowerPoint). • Capacidad para colaborar con diversas partes interesadas de las agencias de la Ciudad y organizaciones comunitarias.
Información adicional
Para que se les considere para el puesto, los candidatos deben ser empleados actuales de la Ciudad y ocupar de forma permanente el título de Principal Administrative Associate, o haber presentado el examen más reciente de servicio civil para Principal Administrative Associate y estar disponibles para ser nombrados a partir de la lista resultante.
Cómo postularse
Asegúrese de enviar un currículum y una carta de presentación al postularse. Todos los empleados actuales de la Ciudad pueden postularse en Employee Self Service (ESS): http://cityshare.nycnet/ess Haga clic en Recruiting Activities/Careers y busque el Job ID #777407. Los demás solicitantes deben ir a www.nyc.gov/careers/search y buscar el Job ID #777407.
Residencia
Por lo general, se exige residir en la Ciudad de Nueva York dentro de los 90 días posteriores al nombramiento. Sin embargo, los empleados de la Ciudad en ciertos títulos que hayan trabajado para la Ciudad durante 2 años consecutivos también pueden reunir los requisitos para residir en los condados de Nassau, Suffolk, Putnam, Westchester, Rockland u Orange. Para determinar si el requisito de residencia se aplica a usted, consúltelo con el representante de la agencia durante la entrevista.
Anuncio original en inglés
Agency
DEPARTMENT FOR THE AGING
Job description
In order to be considered for the position candidates must be a current City Employee and be serving permanently in the title of Principal Administrative Associate or have taken the most recent Principal Administrative Associate civil service exam and be reachable for appointment from the resulting list. NYC Aging seeks a dynamic, motivated, and detail-oriented individual to serve as an Office Assistant within the Executive/Commissioner’s Office. The selected candidate will serve as a trusted, confidential assistant who provides support to the Special Assistant to the Commissioner with day-to-day activities. The selected candidate will assist in planning, implementing and coordinating initiatives. The Office Assistant will also function as an integral agency team member who participates in agency and citywide initiatives, collaborate with executive agency staff and senior leaders. The selected candidate will report directly to the Executive Assistant to the Commissioner. Duties and responsibilities will include but not be limited to the following: • Assist with maintaining the Commissioner’s calendar, schedule meetings, and coordinate appointments with internal and external stakeholders. • Coordinate meeting logistics including preparing agendas, compile briefing materials, and record meeting notes as necessary. • Assist in coordinating special events and presentations for the executive office. • Track assignments, projects, and follow-up items to ensure timely completion. • Maintain files, records, and documentation in accordance with agency policies and procedures. • Coordinate office supplies with the Office of General Administrative Services (OGAS) team and handle daily logs. • Serve as a point of contact for inquiries directed to the Commissioner’s office, screen calls and route requests to appropriate staff; monitor Commissioner messages/outlook mailbox. • Support coordination and communication between the Commissioner’s Office and NYC Aging bureaus. • Handle sensitive and confidential information with the highest level of discretion and professionalism. • Perform additional administrative duties as assigned to support the Commissioner’s office operations.
Minimum qualifications
1. A baccalaureate degree from an accredited college and three years of satisfactory full-time progressively responsible clerical/administrative experience, one year of which must have been in an administrative capacity or supervising staff performing clerical/administrative work of more than moderate difficulty; or 2. An associate degree or 60 semester credits from an accredited college and four years of satisfactory full-time progressively responsible clerical/administrative experience including one year of the administrative supervisory experience described in "1" above; or 3. A four-year high school diploma or its educational equivalent approved by a State's department of education or a recognized accrediting organization and five years of satisfactory full-time progressively responsible clerical/administrative experience including one year of the administrative supervisory experience as described in "1" above; 4. Education and/or experience equivalent to "1", "2", or "3" above. However, all candidates must possess the one year of administrative or supervisory experience as described in "1" above. Education above the high school level may be substituted for the general clerical/administrative experience (but not for the one year of administrative or supervisory experience described in "1" above) at a rate of 30 semester credits from an accredited college for 6 months of experience up to a maximum of 3½ years.
Preferred skills
• Strong organizational and time-management skills with the ability to manage multiple priorities. • Excellent written and verbal communication skills. • Ability to handle sensitive and confidential information with discretion and sound judgment. • Strong attention to detail. • Proficiency in Microsoft Office Suite (Outlook, Word, Excel, PowerPoint). • Ability to work collaboratively with diverse stakeholders across City agencies and community partners.
Additional information
In order to be considered for the position candidates must be a current City Employee and be serving permanently in the title of Principal Administrative Associate or have taken the most recent Principal Administrative Associate civil service exam and be reachable for appointment from the resulting list.
How to apply
Please be sure to submit a resume & cover letter when applying. All current City Employees may apply by going to Employee Self Service (ESS) http://cityshare.nycnet/ess Click on Recruiting Activities/Careers and Search for Job ID #777407 All other applicants, please go to www.nyc.gov/careers/search and search for Job ID #777407
Residency
New York City residency is generally required within 90 days of appointment. However, City Employees in certain titles who have worked for the City for 2 continuous years may also be eligible to reside in Nassau, Suffolk, Putnam, Westchester, Rockland, or Orange County. To determine if the residency requirement applies to you, please discuss with the agency representative at the time of interview.
Los empleadores en JOBUS nunca le pedirán pagar, comprar equipo ni compartir datos bancarios o de Seguro Social antes de una oferta formal. Confianza y seguridad