Asistente de compras Purchasing Assistant
- New York, NY
- $56,788 por año
- Tiempo completo
- Publicado hace 3 semanas
Se postulará en el sitio web original.
Sobre este empleo
Agencia
FISCALÍA DEL DISTRITO DEL BRONX
Descripción del puesto
La Oficina del Fiscal de Distrito del Condado del Bronx (“BXDA”) tiene dos objetivos: garantizar la seguridad pública y procurar la igualdad ante la justicia para los más de 1.4 millones de integrantes de la comunidad del Condado del Bronx. Al “Procurar la justicia con integridad”, la BXDA se enfoca en brindar asistencia a las víctimas de delitos y, al mismo tiempo, garantizar un trato justo para las personas acusadas. Además, la BXDA busca equilibrar la necesidad de solicitar un castigo adecuado para ciertos delitos y reconocer cuándo las medidas punitivas no promueven la justicia de manera suficiente. Al reconocer estas importantes distinciones y actuar en consecuencia, la BXDA ha establecido un estándar de excelencia en la representación de la comunidad del Bronx en general, que se fortalece cada día. Para avanzar en esta misión, la BXDA busca un(a) Asistente de compras con experiencia y entusiasmo, quien brindará apoyo en las operaciones cotidianas de compras, recepción, inventario, almacén y entregas en toda la oficina. Este puesto garantiza que los pedidos se procesen correctamente, que las entregas se reciban y distribuyan oportunamente y que la documentación de compras se mantenga debidamente. La persona empleada también brindará apoyo de respaldo para las operaciones del Centro de copiado cuando sea necesario. Deberes y responsabilidades esenciales RESPONSABILIDADES DEL PUESTO: • Ayudar a pedir suministros de oficina, equipos, muebles y otros materiales según se solicite. • Procesar y dar seguimiento a órdenes de compra y solicitudes de compra. • Recibir entregas y verificar que los artículos recibidos coincidan con la orden de compra, el comprobante de empaque o la factura. • Revisar los comprobantes de empaque para verificar su exactitud e identificar faltantes, artículos dañados o incorrectos, u otras discrepancias. • Informar sobre las discrepancias en las entregas y los pedidos y darles seguimiento con los proveedores y el personal correspondiente. • Mantener organizados los registros de órdenes de compra, comprobantes de empaque, facturas y documentación de recepción. • Coordinar y ayudar con las entregas en toda la oficina, incluida la distribución de suministros, equipos, muebles y otros materiales a las oficinas, unidades o pisos correspondientes. • Ayudar a trasladar, ubicar y organizar las entregas según sea necesario. • Ayudar a mantener y organizar el almacén, asegurándose de que los suministros y materiales estén debidamente almacenados y etiquetados, y sean de fácil acceso. • Ayudar a llevar el control del inventario y supervisar los niveles de suministros de oficina. • Supervisar los pedidos pendientes y dar seguimiento con los proveedores respecto de los cronogramas de entrega, los pedidos pendientes de reposición y las demoras. • Comunicarse con el personal sobre el estado de los pedidos, las entregas y los artículos solicitados. • Realizar otras tareas de compras, recepción y administración que se le asignen. Responsabilidades de respaldo en el Centro de copiado • Brindar cobertura de respaldo para el Centro de copiado durante ausencias del personal, períodos de gran volumen de trabajo o cuando sea necesario por otros motivos. • Ayudar con la impresión, fotocopiado, digitalización, compaginación, engrapado, encuadernación, perforación de tres orificios y otras tareas de preparación de documentos. • Ayudar a procesar y completar solicitudes de impresión y fotocopiado para toda la oficina y de gran volumen. • Clasificar, organizar, empaquetar y distribuir los trabajos terminados del Centro de copiado. • Supervisar los suministros del Centro de copiado e informar al personal correspondiente cuando sea necesario reabastecerlos. • Informar sobre problemas con los equipos o necesidades de servicio técnico. • Seguir los procedimientos establecidos del Centro de copiado y mantener la confidencialidad al manipular documentos sensibles. Requisitos físicos y operativos • Debe poder levantar y cargar cajas y otros materiales que pesen hasta 50 libras. • Debe poder operar y maniobrar de manera segura una carretilla de mano con cargas pesadas. • Debe poder ayudar a trasladar y distribuir suministros de oficina, equipos, muebles y entregas en todas las instalaciones. • Debe mantener una licencia de conducir válida y poder conducir cuando así lo requieran las tareas laborales y las entregas. HABILIDADES PREFERIDAS: • Sólidas habilidades de organización y administración del tiempo. • Excelente atención a los detalles, especialmente al revisar pedidos, comprobantes de empaque y entregas. • Capacidad para gestionar varias solicitudes y prioridades al mismo tiempo. • Buenas habilidades de comunicación y servicio al cliente. • Capacidad para trabajar de manera independiente y como parte de un equipo. • Conocimientos básicos de informática y capacidad para aprender a usar sistemas de compras e inventario. • Capacidad para manipular, transportar y distribuir de manera segura cajas, suministros de oficina, equipos y otros materiales. • Capacidad para mantener registros precisos y seguir los procedimientos establecidos de compras, recepción, inventario y seguridad. • Se requiere una licencia de conducir válida. City of New York ofrece un paquete integral de beneficios que incluye seguro médico para la persona empleada, su cónyuge o pareja de hecho y sus hijos no emancipados menores de 26 años; beneficios sindicales, como cobertura dental y de la vista; vacaciones y licencia por enfermedad remuneradas; feriados remunerados; una pensión; y programas opcionales de ahorro y antes de impuestos, como Compensación Diferida, IRA y una cuenta de gastos flexibles.
Requisitos mínimos
Requisitos de cualificación 1. Graduación de escuela secundaria o equivalente y tres años de experiencia en trabajo comunitario o actividades centradas en la comunidad en un área relacionada con las funciones descritas anteriormente; o 2. Educación o experiencia equivalente a la indicada en el punto “1”.
Residencia
No se requiere residir en la ciudad para este puesto.
Anuncio original en inglés
Agency
BRONX DISTRICT ATTORNEY
Job description
The Office of the District Attorney, Bronx County (“BXDA”) is charged with the twin goals of ensuring public safety and striving for equal justice for the over 1.4 million members of the Bronx County community. By “Pursuing Justice with Integrity,” the BXDA places a focus on assistance for crime victims while simultaneously ensuring fairness to defendants. Moreover, the BXDA aims to balance the need to seek appropriate punishment for certain crimes while recognizing when punitive measures do not adequately advance justice. By recognizing these significant distinctions and acting accordingly, BXDA has established a standard of excellence in the representation of the Bronx community at large, which continues to grow stronger every day. In furtherance of this mission, the BXDA seeks experienced and enthusiastic Purchasing Assistant who will be tasked with supporting the day-to-day purchasing, receiving, inventory, stockroom, and office-wide delivery operations. The position ensures that orders are processed accurately, deliveries are received and distributed in a timely manner, and purchasing documentation is properly maintained. The employee will also provide backup support for Copy Center operations when needed. Essential Duties and Responsibilities JOB RESPONSIBILITIES: • Assist in ordering office supplies, equipment, furniture, and other materials as requested. • Process and track purchase orders and purchasing requests. • Receive deliveries and verify that items received match the purchase order, packing slip, and/or invoice. • Review packing slips for accuracy and identify shortages, damaged items, incorrect items, or other discrepancies. • Report and follow up on delivery and order discrepancies with vendors and appropriate staff. • Maintain organized records of purchase orders, packing slips, invoices, and receiving documentation. • Coordinate and assist with office-wide deliveries, including distributing supplies, equipment, furniture, and other materials to the appropriate offices, units, or floors. • Assist with moving, staging, and organizing deliveries as needed. • Help maintain and organize the stockroom, ensuring supplies and materials are properly stored, labeled, and readily accessible. • Assist with inventory tracking and monitoring office supply levels. • Monitor outstanding orders and follow up with vendors regarding delivery schedules, back orders, and delays. • Communicate with staff regarding the status of orders, deliveries, and requested items. • Perform other purchasing, receiving, and administrative duties as assigned. Backup Copy Center Responsibilities • Provide backup coverage for the Copy Center during staff absences, high-volume periods, or as otherwise needed. • Assist with printing, copying, scanning, collating, stapling, binding, three-hole punching, and other document-preparation tasks. • Assist with processing and completing office-wide and large-volume print and copy requests. • Sort, organize, package, and distribute completed Copy Center jobs. • Monitor Copy Center supplies and notify the appropriate staff when replenishment is needed. • Report on equipment issues or service needs. • Follow established Copy Center procedures and maintain confidentiality when handling sensitive documents. Physical and Operational Requirements • Must be able to lift and carry boxes and other materials weighing up to 50 pounds. • Must be able to safely operate and maneuver a hand truck/dolly with heavy loads. • Must be able to assist with moving and distributing office supplies, equipment, furniture, and deliveries throughout the facility. • Must maintain a valid driver’s license and be able to drive as required for work-related duties and deliveries. PREFERRED SKILLS: • Strong organizational and time-management skills. • Excellent attention to detail, particularly when reviewing orders, packing slips, and deliveries. • Ability to manage multiple requests and priorities simultaneously. • Good communication and customer service skills. • Ability to work independently and as part of a team. • Basic computer skills and ability to learn purchasing and inventory systems. • Ability to safely handle, transport, and distribute boxes, office supplies, equipment, and other materials. • Ability to maintain accurate records and follow established purchasing, receiving, inventory, and safety procedures. • Valid driver’s license required. The City of New York offers a comprehensive benefits package including health insurance for the employee and his/her spouse or domestic partner and unemancipated children under age 26, union benefits such as dental and vision coverage, paid annual leave and sick leave, paid holidays, a pension, and optional savings and pre-tax programs such as Deferred Compensation, IRA, and a flexible spending account.
Minimum qualifications
Qualification Requirements 1. High school graduation or equivalent and three years of experience in community work or community centered activities in an area related to duties described above; or 2. Education and/or experience which is equivalent to "1" above.
Residency
City Residency is not required for this position
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